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Die E-Mail Flut lässt sich auch mit Collaboration Tools nicht stoppen. Da Mail-Systeme aufgrund ihrer flächendeckenden Verbreitung eine der wichtigsten Einfalltore für Cyberattacken und Malware geworden sind, bleibt Mail-Security den Experton-Analysten zufolge eine zentrale Aufgabe.
Die Zukunft der E-Mail war in jüngster Zeit häufig und gern Gegenstand der Diskussion. Immer wieder wurde der “Tod” der E-Mail prophezeit. Die Praxis hat dem bisher aber deutlich widersprochen. Die E-Mail besitzt in den Unternehmen weiterhin eine hohe Relevanz als Kommunikationsmittel, und die E-Mail-Flut hat zugenommen und wächst noch weiter an. E-Mail ist fast so verbreitet wie Telefonie und heutzutage der wichtigste Kommunikationskanal. 108,7 Mrd. E-Mails werden täglich weltweit versandt und empfangen. Dies sind durchschnittlich 121 pro geschäftlichem Nutzer (Quelle: Radicati Group, 2014). E-Mail ist eben einfach zu nutzen; ein Mausklick ermöglicht schnelle, bequeme Kommunikation mit einem oder mehreren Adressaten – auch mit den entsprechenden unerfreulichen Auswirkungen, wie beispielsweise überquellenden E-Mail-Postfächern.
Keine Verdrängung von E-Mail durch Social-Collaboration, sondern das Beste aus beiden Welten
Abhilfe versprachen Social-Business-Tools, mit denen jedoch teilweise überzogene Erwartungen verbunden wurden. Zwar zeigt die Marktentwicklung hinsichtlich Social-Collaboration-Lösungen in 2015 in Deutschland ein 35-prozentiges Wachstum. Allerdings erwarten weniger als zehn Prozent der Unternehmen hierzulande, mit Social-Collaboration-Tools E-Mail-Lösungen ganz ablösen zu können. Die Social-Collaboration-Strategie kann die E-Mail-Flut dämpfen, aber nicht vollständig stoppen.
Denn auf einen vollständigen Ersatz von E-Mail sind Social-Collaboration-Tools nicht ausgelegt, da sie aufgrund ihrer unterschiedlichen Eigenschaften nicht vollständig substituierbar sind. So birgt beispielsweise E-Mail eine höhere Verbindlichkeit, dagegen sind Social-Collaboration-Tools effizienter bei der Zusammenarbeit größerer Teams. Aus diesem Grund geht die Entwicklung bei Anwendern und Anbietern dahin, nicht schwarz-weiß zu denken, sondern das jeweils Beste aus beiden Welten zu vereinigen. Für Anwender heißt dies, situativ gerecht die jeweils angebrachte Lösung zu nutzen. Für Anbieterunternehmen bedeutet dies, kombinierte Angebote zu erstellen.
Klassische und neue Bedrohungen der E-Mail-Sicherheit – von innen und außen
Für Angreifer werden E-Mail-Plattformen aufgrund ihrer Verbreitung zunehmend interessante Angriffsziele. So wundert es nicht, dass Lösungsanbieter wie GROUP Business Software (GBS) bei dem Medium E-Mail als das führende Einfallstor für Angreifer ansetzen. Viren, Malware und Spam sind dabei nur die Spitze des Eisbergs. Immer öfter werden E‑Mails auch auf dem Weg durch das Internet abgefangen, mitgelesen oder manipuliert. Und nicht zuletzt kann die Gefahr aus dem eigenen Unternehmen kommen, wenn Mitarbeiter – versehentlich oder beabsichtigt – vertrauliche Informationen nach außen versenden. Die Absicherung des E-Mail-Verkehrs ist und bleibt also für alle Verantwortlichen eine wichtige Aufgabe, die mit zunehmender quantitativer und qualitativer Herausforderung verbunden ist.
E-Mail-Sicherheit stellt vielfältige Anforderungen an die Anwenderunternehmen
Verschiedene Marktstudien und eine Vielzahl von Beratungsmandaten der Experton Group belegen die täglichen Herausforderungen speziell von großen und mittelständischen Anwenderunternehmen angesichts von E-Mail-Flut sowie zunehmender Zahl und Komplexität von Cyber-Angriffen. Neben den rein technischen Problemen werden auch die organisatorischen und rechtlichen Aspekte als große Herausforderung wahrgenommen.
Die Verbesserung von Datenschutz und Datensicherheit stellt zunehmende Anforderungen an Unternehmen in Deutschland. Wie kann auch gerade bei wenig Know-how oder geringen Ressourcen bei einer Vielzahl (verteilter) Standorte gewährleistet werden, dass alle Arbeitsplätze auf einem einheitlichen, aktuellen Sicherheitsniveau sind? Wie können Angriffe und Fehler von innen vermieden werden?
Besondere Sorge gilt der Wirtschaftlichkeit bei gleichzeitig hohem Sicherheitsstand. Das heißt also, die Anwenderunternehmen erwarten einfache Nutzbarkeit und möglichst keine Beeinträchtigung in der täglichen Arbeit und ihrer Produktivität. Die Balance zwischen Handhabbarkeit und Sicherheit muss gegeben sein. Dies beginnt bereits bei der Beschaffung. Der Bezug der Lösung soll unkompliziert, die Einführung schnell und einfach sein. Mittelstand und Enterprise-Markt legen Wert auf ein umfassendes Angebot aus einer Hand, und wollen bzw. können nicht eine Vielzahl verschiedener Anbieter managen.
Zunehmende komplexe Herausforderungen sehen Anwenderunternehmen in den wachsenden rechtlichen Anforderungen. Dies beginnt bereits mit der E-Mail-Signatur, die bei mangelhaften Angaben Bußgelder und Mahnverfahren nach sich ziehen kann. Bis hin zum neuen IT-Sicherheitsgesetz, das die Betreiber kritischer Infrastrukturen verpflichtet, „erhebliche IT-Sicherheitsvorfälle“ an die Behörden zu melden.
Summa summarum verändert sich der E-Mail-Markt. Die steigende E-Mail-Flut, die zunehmend ausgeklügelten Angriffe und die Kopplung mit Cloud-Technologien verlangen nach durchdachten Sicherheitsstrategien und umfassenden Lösungen, die sowohl die ein- und ausgehende Kommunikation berücksichtigen. Dabei stehen auch Themen wie die E-Mail-Verschlüsselung im Fokus. Hier kommt es primär auf eine intuitive Bedienung und zentrale Administrierbarkeit an, damit die Hürden für den Einsatz möglichst gering sind.
