IDC zu Software-Lizenz-Management: Komplexität und Ineffizienz frustrieren IT-Entscheider

Der Autor Wafa Moussavi-Amin, Analyst und Geschäftsführer bei IDC

Die IT-Landschaften sind fortlaufenden Veränderungen unterworfen. Vor diesem Hintergrund gehört die Vereinfachung der Lizenzmodelle zu den wichtigsten Prioritäten im Unternehmen.

Ein Hauptanliegen der ITK-Verantwortlichen ist die korrekte Lizensierung der Software – immer wieder eine Quelle der Frustration. Denn oft genug scheinen die Lizenzmodelle nur schwer überprüfbar und in erster Linie den Interessen des Software-Anbieters dienlich. Die Unternehmen sind sehr daran interessiert, keine unnötigen Summen für ungenutzte Software auszugeben. Auch wollen sie im Falle eines Lizenz-Audits nicht spontan größere Beträge für zusätzliche Lizenzen bereitstellen müssen.

Die herkömmlichen, zeitlich unbegrenzten Lizenzmodelle stehen unter Druck: Zunehmend fordern die Kunden flexible Lizenzbestimmungen wie etwa Lizenzierung nach Kapazität, Enterprise-Lizenzen oder Software-Abonnements. Diese neuen Vereinbarungen machen die Lizenzverwaltung noch komplexer, da dabei die Abrechnung auf unterschiedlichen Merkmalen einer Lösung basiert. So sind die Gesamtkosten nur schwer mit den Ausgaben für ein herkömmliches Lizenzmodell zu vergleichen.

Eine aktuelle IDC-Befragung von leitenden Software-Einkäufern europäischer Unternehmen bestätigt, dass die Vereinfachung der Lizenzmodelle ein zentrales Anliegen ist. Denn in einer sich ständig wandelnden IT-Landschaft ist es nicht leicht, die Lizenzvorgaben der Hersteller einzuhalten und den Überblick über die richtigen Lizensierungsniveaus zu behalten.

Die Einkäufer nehmen sich dem Thema Software-Lizenzmanagement auf verschiedene Arten an. Dazu gehören u.a. Tools der jeweiligen Hersteller, kommerzielle Lösungen zum automatisierten Lizenzmanagement, manuelle Abläufe auf Basis von Tabellen oder auch selbstentwickelte Systeme. In vielen Unternehmen kommt eine Kombination mehrerer Ansätze zum Einsatz. Dies führt zu einer hohen Komplexität und ist ineffizient.

IDC empfiehlt Firmen und Organisationen Folgendes:

• Bekommen Sie Ihre aktuellen Software-Lizenzen in den Griff. Viele Unternehmen haben mit dem Management der Software-Lizenzen Probleme. Sie können nicht sicher sagen, ob sie die jeweiligen Vereinbarungen wirklich einhalten. Das Wissen um Ihren tatsächlichen Lizenzierungsstand ist unerlässlich, um bessere Lizenzbedingungen wie Concurrent-User-Lizenzen oder quasi als Software-Flatrate ein Enterprise License Agreement auszuhandeln.
• Suchen Sie nach alternativen Lizenzmodellen. Die wachsende Verbreitung cloud-basierender Dienste hat auch außerhalb der Cloud zu einer zunehmenden Akzeptanz von Abonnementmodellen und nutzungsbasierender Abrechnungsweisen geführt. Indem nur die tatsächliche Nutzung abgerechnet wird, spart sich die IT-Abteilung unnötige Lizenzkäufe und kann die Lizenzkosten senken. Allerdings sind viele der heute verfügbaren Abonnementmodelle ähnlich strukturiert wie herkömmliche Lizenzen. Dadurch geht die Flexibilität zur Skalierung nach oben oder nach unten verloren. Vergleichen Sie die Vertragsbedingungen von unbefristeten Lizenzen und Abonnementmodellen sorgfältig. Üben Sie wo möglich Druck auf die Hersteller aus, um die Flexibilität der neuen Delivery-Modelle sicherzustellen.
• Kalkulieren und planen Sie sorgfältig. Viele Unternehmen konnten erhebliche Rabatte bei herkömmlichen, unbefristeten Lizenzen aushandeln. In diesem Fall ist ein Wechsel auf neue Lizenzmodelle weniger attraktiv. In der aktuellen Wirtschaftssituation sind die Software-Anbieter allerdings durchaus für neue Modelle offen, auch für Enterprise License Agreements zu interessanten Konditionen. Um davon zu profitieren, müssen Sie den zukünftigen Lizenzbedarf kennen. Eine solche Prognose ist zwar mit einigem Aufwand verbunden, macht sich aber bezahlt, wenn die zu erwartenden finanziellen Auswirkungen verschiedener Lizenzmodelle präzise ermittelt werden sollen.