7 Tipps für den Einsatz externer Scan-Dienstleister

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Rechnungen, Verträge und andere Dokumente existieren in vielen Unternehmen heute nur noch in digitaler Form. Um auch die digitalen Unterlagen sicher und rechtskonform zu archivieren, kommt häufig ein Enterprise Content Management System zum Einsatz. „Möchte ein Unternehmen beim Dokumentenmanagement Zeit und Kosten sparen, lohnt es sich manchmal auch, einen externen Dienstleister damit zu beauftragen“, sagt Bitkom-Experte Frank Früh. „Um den bestmöglichen Partner zu finden, sollte man mehrere Dienstleister gründlich vergleichen und dabei auf einige Aspekte achten.“

Was Unternehmen berücksichtigen sollten, wenn sie einen externen Dienstleister mit der Verarbeitung und Archivierung ihrer Dokumente beauftragen, erklärt der neue Bitkom-Leitfaden „Outsourcing von dokumentenbezogenen Prozessen“. Die Expertentipps sollen helfen, sich bei der Zusammenarbeit mit dem Dienstleister an wichtige technische, organisatorische, vertragliche und rechtliche Aspekte zu halten. Der Leitfaden beschreibt außerdem vorhandene Dienstleistungsangebote und erleichtert so die Auswahl des geeigneten Partners.

Bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern für das Dokumentenmanagement sollten Unternehmen vor allem diese sieben Aspekte berücksichtigen:

1. Referenzen

Hilfreich kann es sein, sich Referenzen des potentiellen Dienstleisters vorlegen zu lassen und beim Referenzunternehmen selbst nachzufragen. Partner mit Erfahrung versprechen einen reibungsloseren Ablauf beim Outsourcing dokumentenbezogener Prozesse.

2. Zertifizierungen

Zertifizierte Dienstleister garantieren die maximale Sicherheit und Zuverlässigkeit bei der Verarbeitung von Dokumenten. Für die Wahl des richtigen Partners sollte man sich deshalb vorab über seine Zertifizierungen und deren Bedeutung informieren.

3. Regulatorische Vorgaben und „Tax-Compliance“

Hält der Dienstleister maßgebliche regulatorische Vorgaben ein und erfüllt er steuerliche Pflichten? Unternehmen sollten ihre Steuerabteilung oder ihren Wirtschaftsprüfer rechtzeitig in die Wahl des Dienstleisters einbinden, um solche wichtigen Fragen zu klären.

4. Projektorganisation und Ansprechpartner

Ein weiteres Kriterium ist die Projektorganisation des Dienstleisters. Gibt es dort einen festen Ansprechpartner für das eigene Unternehmen? Zentrale Ansprechpartner gewährleisten einen reibungslosen Ablauf und erleichtern so die Zusammenarbeit.

5. Anpassung bestehender Prozesse

Das eigene Unternehmen sollte offen für Veränderungen in der internen Organisation sein. Das Outsourcing des Dokumentenmanagements trägt nämlich maßgeblich dazu bei, zusätzliche Ressourcen frei zu machen. Die können dann an anderer Stelle zum Einsatz kommen.

6. Allmähliche Projektumsetzung

Vor allem wenn das Outsourcing-Projekt komplex ist, sollte das Unternehmen sich vornehmen, es zunächst in kleinen Schritten umzusetzen. Nur so ist der reibungslose Übergang von internen in externe Prozesse gewährleistet.

7. Zusammenarbeit mit internen Abteilungen

Die interne Revision und der eigene Datenschutzbeauftragte sollten rechtzeitig in die Entscheidungsfindung eingebunden sein. Das vermeidet ungeahnte rechtliche Schwierigkeiten beim Umstieg auf den externen Dienstleister.