Collaboration: Virtuelle Teams benötigen eine starke Führung

Die Digitalisierung der Zusammenarbeit – Collaboration in virtuellen Teams – steigert den Geschäftserfolg. Allerdings birgt die örtliche und zeitliche Trennung von Teams auch Herausforderungen. Neben technischen sind dies vor allem organisatorische Hürden, die Verantwortliche und Teams  nehmen müssen, um eine effektive Zusammenarbeit zu erzielen.

In der Studie „Zusammenarbeit virtueller Teams in deutschen Unternehmen“ befragte PAC 152 Führungskräfte in kleinen, mittleren und großen deutschen Unternehmen zur Bedeutung von Collaboration für eine effiziente und erfolgreiche Zusammenarbeit.

• 70 Prozent sahen eine gesteigerte Bedeutung von Collaboration für den Geschäftserfolg.
• Allerdings traten auch die Probleme traten hervor, die mit einer ineffizienten Zusammenarbeit einhergehen: 69 Prozent der Befragten gaben an, dass die Konzentration auf Kernaufgaben leidet, 66 Prozent erkannten die Frustration ihrer Mitarbeiter und Kollegen, wenn die Zusammenarbeit nicht wie gewünscht erfolge.
• 46 Prozent sahen sogar eine Gefahr von Burnout-Risiken durch Überlastung. Technische Lösungen könnten helfen, diese Gefahren einzudämmen.

Kick-off-Phase ist wichtig

Die Spotlight-Analyse befragt im Rahmen eines Interviews neben Jochen Boekel, Area Vice President EMEA bei Citrix, auch Günther Kopperger, Experte für Organisationsentwicklung und agile Managementkonzepte bei der Beratung addWings GmbH. Dieser sieht in der örtlichen und zeitlichen Trennung des Teams eine generell unterschätzte Herausforderung. Erfolgreiche virtuelle Teams haben meist eine längere Kick-off-Phase durchlaufen, in der man sich persönlich kennen gelernt, ein klares gemeinsames Aufgabenverständnis entwickelt und gemeinsame Regeln und Routinen eingeübt hat.„In längeren Projekten ist es auch noch vorteilhaft, sich alle sechs bis acht Wochen persönlich zu treffen, zur Projektarbeit oder auch nur zum gemeinsamen Grillen“, so Kopperger. „Für die Phasen der virtuellen Zusammenarbeit sind regelmäßige Abstimmungen per Videokonferenz unerlässlich. Sehr bewährt hat sich das aus dem agilen Projektmanagement bekannte tägliche Stand-up-Meeting von ca. 15 Minuten. Wenn man als Gruppe dann auch noch eine externe Kamera und einen 60 Zoll-Screen benutzt, ist das fast wie ein Treffen in der Realität.“

Fünf Gebote für die Führung virtueller Teams

Die Analysten von PAC stellen in als Konsequenz der Studienergebnisse wichtige Tipps und Handlungsanweisungen für Führungskräfte zusammen. Sie basieren auf den Erkenntnissen, dass Barrieren oftmals weniger technischer als vielmehr organisatorischer und kultureller Natur sind.

Zu den „fünf Geboten für die Führung virtueller Teams“ gehören:

1. Verbesserung der Zusammenarbeit auf die strategische Agenda setzen
2. Sich gegenüber der Nutzung neuer Technologien öffnen
3. Vertrauenskultur etablieren
4. Coaching statt Mikromanagement
5. Virtueller Teamarbeit „Leben einhauchen“

„Die Spotlight-Analyse verdeutlicht, dass deutsche Unternehmen die Herausforderungen der Digitalisierung für die Zusammenarbeit zwar erkannt haben, es aber noch an einer konsequenten Umsetzung geeigneter Maßnahmen mangelt“, sagt  Boekel. „Unternehmen müssen nicht nur die technischen Lösungen bereitstellen, sondern viel Wert darauf legen, die Mitarbeiter einzubinden und auf die neuen Anforderungen und Möglichkeiten aufmerksam zu machen. Schließlich profitieren nicht nur Unternehmen von der neuen Flexibilität, sondern auch die Arbeitnehmer. Allerdings muss sichergestellt werden, dass der persönliche Kontakt zu Vorgesetzten und Kollegen nicht abreißt.“