E-Mail-Flut: Große Verteiler fressen Arbeitszeit und deuten auf lange Entscheidungswege hin

In neun von zehn Unternehmen sind die Mitarbeiter mit permanent überfüllten Postfächern konfrontiert. 52 Prozent von ihnen fällt es laut Sopra Steria Consulting schwer, die Priorität empfangener E-Mails auf Anhieb richtig einzuschätzen. Viel Zeit verlieren insbesondere Führungskräfte überdies in Meetings, die nur geringe oder gar keine Relevanz für die persönlichen Arbeitsaufgaben haben.

Die Studienergebnisse sollen die Notwendigkeit untermauern, sowohl die digitale als auch die analoge Kommunikationskultur im Unternehmen mit einer ganzheitlichen Perspektive neu zu überdenken.

Die Ursache des Übels: breitstreuende Verteiler

Die schnelle Weitergabe wichtiger Informationen gilt zu Recht als großer E-Mail-Vorzug. Um gleichzeitig alle Beteiligten über aktuelle Projekte stets auf dem Laufenden zu halten, haben sich in vielen Unternehmen breitstreuende Verteiler eingebürgert – mit der Folge, dass die meisten E-Mail-Fächer buchstäblich überquellen: Bei der Umfrage gaben 90 Prozent der Teilnehmer an, dass in ihrem Unternehmen zu viele E-Mails im Umlauf seien. Mehr als die Hälfte von ihnen sieht sich zudem außerstande, die geschäftliche Dringlichkeit eingehender Mails auf den ersten Blick zu erkennen. Mit 62 Prozent sind Führungskräfte davon überdurchschnittlich häufig betroffen.

„Für E-Mails gilt prinzipiell dasselbe wie für alle anderen digitalen Kommunikationstechnologien – sie erfordern einen zielorientierten, bewussten Umgang mit den Informationen – und damit oftmals eine Anpassung der Unternehmenskultur. Sonst droht die jeweilige Technologie, ihr ursprüngliches Einsatzziel in sein Gegenteil zu verkehren“, kommentiert Petra Bollmer, Managerin Human Capital Management Solutions bei Sopra Steria Consulting.

Der Umgang mit E-Mails gebe Aufschluss darüber, wie zusammengearbeitet wird oder Entscheidungen getroffen werden: Eine hohe Anzahl von E-Mails und eine permanente Nutzung der cc-Funktion – etwa zur Information der Führungskraft – deuten auf zu lange und somit langsame Entscheidungswege hin.

Diese Art der Kommunikation sei ungeeignet, wenn es auf einen vernetzten, agilen Informationsaustausch ankommt. Statt sämtliche E-Mails breit gestreut und damit ungezielt an zu viele Kollegen zu verteilen, empfiehlt die Managerin, über alternative Kommunikationslösungen nachzudenken.

Eine Alternative: Social-Business-Plattformen

In der Projektarbeit böten sich beispielsweise ergänzend der Einsatz von Social-Business-Plattformen oder Online Communities an, da sie jederzeit kontextbezogen einen vollständigen Überblick über alle relevanten Statusinformationen ermöglichen. Mit derartigen Plattformen lasse sich in vielen Situationen ein deutlich effizienterer Wissenstransfer in Gang setzten als mit E-Mails allein.

Als ineffektiv erweist sich laut Studie auch die Besprechungspraxis vieler Unternehmen: 64 Prozent der befragten Führungskräfte – 20 Prozentpunkte mehr als der Durchschnitt der Befragten – nehmen häufig an Meetings ohne Relevanz für das persönliche Aufgabenfeld teil.

Meetings im Stehen: effektiv und zeitsparend

„Zeitraubende Besprechungsrituale gehören auf den Prüfstand. In dieser Hinsicht können sich etablierte Unternehmen durchaus an unkonventionellen Startup-Methoden orientieren, bei denen etwa prägnante morgendliche Kurzbesprechungen im Stehen die klassischen Meetings mit überfrachteter Agenda ersetzen. Denn in der digitalen Ära kommt es im Wettbewerb immer stärker auf das Tempo an, mit dem Entscheidungen getroffen und Innovationsideen in marktreife Angebote umgesetzt werden können. Insofern ist ein effizienter Wissensaustausch von strategischer Bedeutung für die Zukunftsfähigkeit von Unternehmen“, so Bollmer.