Projekttermine überschritten? Eskalationsregeln helfen bei Schadensbegrenzung

Dass in Projekten Termine nicht eingehalten werden können, ist keine Seltenheit. Daraus resultierende Verschiebungen sollten jedoch möglichst wenig Auswirkungen auf das Projekt insgesamt haben. Daher empfiehlt es sich, bereits im Vorfeld Eskalationsregeln für Terminüberschreitungen zu definieren. In vielen Projekten fehlen solche Regeln oder sind nur mangelhaft umgesetzt. Dies ist ein Ergebnis der techconsult-Studie zum Thema Terminmanagement in Projekten.

Terminüberschreitungen in Projekten sind eher die Regel als die Ausnahme und auch häufig unvermeidbar. Insbesondere bei Projekten, bei denen die konkrete Ausgestaltung des genaues Ergebnisses sich erst im Projektverlauf ergibt, z.B. in der Produktentwicklung, entstehen Verzögerungen, weil zusätzliche Aufwände entstehen oder unvorhergesehene Probleme auftauchen. Damit diese Verzögerungen den Zieltermin und damit den Projekterfolg nicht gefährden, sollten Eskalationsregeln für Terminüberschreitungen definiert sein.

Regeln sind häufig optimierungswürdig

Eskalationsregeln sollen dabei helfen, zeitnah die richtigen Maßnahmen zu ergreifen. Es wird festgelegt, wann die Eskalation erfolgen muss, das heißt ab welchem Zeitpunkt Überschreitungen nicht mehr toleriert werden können und Gegenmaßnahmen ergriffen werden müssen. Dazu ist es auch notwendig, die Auswirkungen auf andere abhängige Projektschritte zu ermitteln, um eine Entscheidungsgrundlage für alle weiteren Maßnahmen zu schaffen. Parallel dazu gilt es sicherzustellen, dass alle betroffenen Projektbeteiligten die notwendigen Informationen erhalten.

Insbesondere falle negativ auf, dass fast die Hälfte der Unternehmen der Energiewirtschaft ihre Umsetzung von Eskalationsregeln für Terminüberschreitungen als suboptimal ansieht. Rund die Hälfte der Befragten Energieunternehmen sieht Probleme in der aktuellen Umsetzung. In der Fertigungsbranche und bei Technischen Dienstleistern ist es immerhin nur jedes dritte Unternehmen, das Optimierungspotenziale sieht. Weniger Probleme sehen vor allem größere Unternehmen über 1.000 Mitarbeiter. Die Software-Unterstützung lasse in fast allen Branchen und Größenklassen gleichermaßen zu wünschen übrig, mehr als ein Drittel der befragten Unternehmen sieht hier Verbesserungsbedarf.

Folgen abschätzen und vorausschauen

Der Projektstart ist ein positives Ereignis, dem optimistische Entscheidungen vorausgegangen sind:

1.  Das Projekt ist es wert durchgeführt zu werden, das heißt es lohnt sich, und
2. der Projekterfolg ist realistisch, das heißt mit zur Verfügung stehenden Ressourcen im definierten Rahmen (Zeit, Budget) zu erreichen.

Trotzdem sollten auch unerwünschte Problemsituationen vorab geregelt werden, etwa mit Hilfe von Eskalationsregeln. Dadurch kann Problemen frühzeitig begegnet werden und es muss nicht erst ein Vorgehen ad hoc definiert werden, wenn die Problemsituation eintritt. Somit können durch zeitnahes – weil vorab definiertes – Handeln die Folgen begrenzt werden, zum Beispiel weitere Terminverschiebungen bei abhängigen Projektschritten. Letzten Endes kann so auch eine mögliche Gefährdung des Projekterfolgs, zum Beispiel weil der Liefertermin nicht mehr gehalten werden kann, abgewendet werden.

Selfcheck-Tool zum Vergleich

Wo weitere Probleme im Zusammenhang mit dem Terminmanagement im Bereich des Ressourcenmanagements oder der Projektsteuerung zu identifizieren sind, lesen Sie in der Short Study Terminmanagement, die auf der Projektwebsite zum kostenfreien Download bereit steht. Für interessierte Unternehmen steht dort ebenfalls ein kostenfreies Self-Check-Tool bereit, das ermöglicht, die eigene Situation zu bewerten und sich mit den Studienergebnissen zu vergleichen.

Methodik: Die Studie Project Performance Index untersucht den Status quo in der Umsetzung der Projektarbeit und des Projektmanagements. Die Ansprechpartner dafür waren einerseits Projektleiter, andererseits Projektmitarbeiter in mittelständischen Unternehmen der Fertigungsindustrie (Fahrzeugbau inkl. Zulieferer, Elektro- und High-Tech-Industrie sowie Metallerzeugung und Verarbeitung), der Energiewirtschaft sowie Technische Dienstleister (Architektur-, Ingenieur- und Planungsbüros, Ingenieurs- oder technischer Dienstleister für Entwicklung) von 50 bis 1999 Mitarbeitern (Technische Dienstleister ab 20 Mitarbeiter) in Deutschland, Österreich und der Schweiz (D/A/CH). Insgesamt wurden 563 Online- und Telefoninterviews mit diesen Ansprechpartnern geführt. Der Project Performance Index wird unterstützt von RPLAN.