Tschüss Fax? Hallo digitale Kommunikation!

Das Fax war lange Dauerbrenner im Büroalltag, wird aber immer weniger genutzt – denn deutsche Unternehmen kommunizieren zunehmend digital. So verwenden aktuell nur noch sechs von zehn Unternehmen (62 %) das Faxgerät häufig zur internen oder externen Kommunikation. Das ist ein deutlicher Rückgang um 17 Prozentpunkte in nur zwei Jahren. Laut Digitalverband Bitkom waren es 2016 noch acht von zehn (79 %) Unternehmen, die häufig per Fax mit Kunden, Mitarbeitern oder Geschäftspartnern kommunizierten.

„Das analoge Fax hat langsam ausgedient. Die Unternehmen gehen mit der Zeit und haben erkannt, dass digitale Kommunikation den Büroalltag schneller, einfacher und flexibler macht“, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs Enterprise Content Management im Bitkom.

Eine Alternative zum Fax ist die digitale Signatur. Deren Vorteile sind umfangreich, denn sie sorgt dafür, dass Prozesse, die einer Unterschrift bedürfen, durchgängig elektronisch gestaltet werden können. Die digitale Signatur nutzen inzwischen 13 Prozent der Unternehmen, weitere 8 Prozent planen sie in den kommenden zwölf Monaten einzuführen.

Online-Meetings sind im Kommen

Über E-Mail korrespondieren alle Unternehmen häufig (2018 und 2016: 100 %), aber auch andere digitale Kommunikationskanäle holen auf. Beliebter werden vor allem Online-Meetings und Videokonferenzen, die fast jedes zweite Unternehmen häufig einsetzt (47 %, 2016: 40 %). Mehr als jede dritte Firma (38 %) verfügt inzwischen über ein Mitarbeiter- oder Kundenportal, über das häufig kommuniziert wird. 2016 tauschte sich erst jedes vierte Unternehmen (28 %) häufig darüber aus.

Während Smartphones im privaten Umfeld das bei weitem wichtigste Kommunikationsmittel darstellen, nutzt erst jedes zweite Unternehmen (51 %, 2016: 51 %) Handys oder Smartphones häufig zur internen oder externen Kommunikation. Mehr als jedes dritte Unternehmen (38 %) setzt dabei auch auf Kurznachrichten-Dienste oder Messenger-Apps.

Wichtiger werden soziale Netzwerke. Während 2016 erst jedes jedes siebte Unternehmen (15 %) über soziale Netzwerke kommunizierte, ist es heute bereits jedes vierte (25 %). 13 Prozent der Unternehmen nutzen daneben häufig Chatbots für die digitale Kommunikation mit Kunden. 5 Prozent kommunizieren mittlerweile über Unternehmens-Blogs oder Mikroblogging-Dienste mit Mitarbeitern, Geschäftspartnern oder Kunden.

Auf der Cebit 2018 ist Enterprise Content Management zentrales Thema in der Halle 15. Der Besuch in der Bitkom Digital Office Area (Stand E20) bietet die Gelegenheit, verschiedene Anbieter und Hersteller von ECM-Lösungen zu treffen und sich über ihre neuesten Lösungen zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen zu informieren.

Digital Office Conference: Das digitale Büro im Fokus

Geschäftsführer und IT-Verantwortliche aus mittelständischen Unternehmen können sich am 19. September in Düsseldorf auf der vom Bitkom zum zweiten Mal veranstalteten „Digital Office Conference“ über die Top-Trends rund um das digitale Büro informieren. Es geht um die Themen Arbeit 4.0, die Digitalisierung von Kundenservices, Verwaltungs- und Finanzprozessen sowie von Produktions- und Stammdatenprozessen. Alle Informationen zur Digital Office Conference gibt es hier.

Methodik: Die Angaben basieren auf dem Bitkom Digital Office Index 2018, einer repräsentativen telefonischen Unternehmensbefragung, die Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom durchgeführt hat. Dabei wurden Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder und IT-Leiter von 1.106 Unternehmen aller Branchen mit einer Größe ab 20 Mitarbeitern in Deutschland befragt. Die Fragestellung lautete: „Wie häufig kommen die folgenden Kommunikationskanäle für die interne und externe Kommunikation in Ihrem Unternehmen zum Einsatz?“