Vorbehalte sind meist unbegründet: IT-Outsourcing ist besser als sein Ruf

Quelle: Axxcon

Das Outsourcing von IT-Leistungen ist in deutschen Unternehmen allgegenwärtig. 81 Prozent der für eine Studie von Axxcon befragten Unternehmen haben IT-Funktionen wie Data Center Services, Application Management, Desktop Services und LAN/WAN-Dienste ganz oder teilweise ausgelagert. Und das mit überwiegend positivem Ergebnis: 78 Prozent der Unternehmen geben an, dass sich die Qualität der IT-Funktionen nach der Auslagerung nicht verschlechtert hat. 47 Prozent erklären sogar, dass sich die Qualität verbessert hat. Je nach Dienstleistung sind zwischen 76 und 80 Prozent der Unternehmen mit ihren Service-Providern so zufrieden, dass sie diese Anbieter auch bei der Vergabe neuer Verträge wieder als Dienstleister wählen würden.

„Das IT-Outsourcing ist deutlich besser als sein Ruf“, kommentiert Torsten Beyer, Partner und Sourcing-Experte bei der Unternehmensberatung Axxcon, diese Ergebnisse. „Vorbehalte wie sie bei einigen Unternehmen noch bestehen, erweisen sich als weitgehend unbegründet.“

Freiraum für Innovationen schaffen

Knapp jedes fünfte Unternehmen hat sich laut der Umfrage dennoch gegen die Auslagerung von IT-Services entschieden, vorrangig weil eigene Experten vorhanden sind und die Aufgaben inhouse erledigt werden können. Dazu Beyer: „Firmen, die Standard-IT-Funktionen nicht outsourcen, machen einen strategischen Fehler. Sie binden die Energie der eigenen Fachleute an der falschen Stelle.“ So bringe das Outsourcing zwar selbst kaum Innovationen hervor, verschaffe aber den eigenen Experten Zeit, sich um die für Innovation und Digitalisierung entscheidenden IT-Bereiche zu kümmern.

Wichtig sei im Umkehrschluss, dass die erfolgskritischen IT-Leistungen im Unternehmen verbleiben. „Eine outgesourcte Leistung zurückzuholen, kann daher durchaus eine strategische Entscheidung sein“, so Beyer. 41 Prozent der befragten Unternehmen haben in den vergangenen fünf Jahren ausgelagerte IT-Services wieder zurückgeholt. In Firmen mit 500 bis 1.000 Mitarbeitern kam dies häufiger vor (48 %) als in mitarbeiterstärkeren Unternehmen mit mehr als 1.000 Angestellten (31 %). Am häufigsten wurde das Application Management wieder ins Unternehmen zurückgeholt (55 %). Es folgen Data Center Services (49 %) und LAN/WAN mit 45 Prozent.

Gründe für die Auslagerung von IT-Leistungen sind laut der Umfrage die Einsparung und Flexibilisierung von Kosten, das Vorantreiben der Digitalisierung sowie das Freischaffen von Investitionsspielräumen. Zu 58 Prozent nutzen diejenigen Unternehmen, die IT-Services outsourcen, neben den einzelnen Dienstleistern auch externe Anbieter zur Serviceintegration. Diese koordinieren die verschiedenen Dienstleister und kümmern sich um eine möglichst reibungslose Zusammenarbeit. Beyer: „Das entlastet die eigene IT-Abteilung zusätzlich und führt dazu, dass sie mit vergleichsweise wenigen Leuten schlagkräftig agieren kann.“

Verträge ergebnisorientiert gestalten

Was die Vertragsgestaltung betrifft, zeigt die Studie: Die Laufzeiten neuer IT-Serviceverträge gegenüber den alten Outsourcing-Verträgen haben sich in jedem zweiten Unternehmen verändert – in jedem dritten verlängert und in jedem fünften verkürzt. Ein eindeutiger Trend lässt sich damit nicht feststellen.

Der Umfang der Verträge (z.B. Regulierungstiefe, Detailgrad der Regulierungen) hat bei knapp jedem zweiten Unternehmen zugenommen. Und mit dem Detaillierungsgrad der gegenwärtigen Outsourcingverträge sind lediglich 40 Prozent der Führungskräfte zufrieden. So wünscht sich jeder Dritte eine größere Detailtiefe. 23 Prozent sprechen sich hingegen für weniger detaillierte Verträge aus.

An diesem Ergebnis lasse sich ein wichtiges Spannungsfeld bei der derzeitigen Vertragsgestaltung ablesen. So seien die Outsourcing-Verträge heute nicht selten über 1.000 Seiten lang. Aber auch in dieser Ausarbeitungstiefe lassen sich nicht alle technischen und organisatorischen Leistungspflichten zur Zufriedenheit der Unternehmen absichern.

„Solche Verträge funktionieren nicht besonders gut, weil man gar nicht an alles denken kann. Das wird auch nicht besser, wenn man noch stärker ins Detail geht“, so Beyer. Und: Je tiefer man in die Technik einsteige, desto mehr Experten benötige man, um die Einhaltung der Lieferverpflichtungen zu prüfen – Experten, die im Bereich Innovation und Digitalisierung wirksamer eingesetzt werden können. Aus diesen Gründen empfiehlt Beyer eine neue Art der Vertragsgestaltung – das sogenannte Outcome-based Contracting. Dieses orientiere sich weniger an technischen und physikalischen Spezifikationen als an den gewünschten Ergebnissen wie dem reibungslosen Funktionieren der IT-Technik. Bei der Ausgestaltung dieser neuen Verträge könne ein erfahrener Berater helfen.

Methodik: Befragt wurden für die Sourcing-Studie in Großunternehmen „Unternehmens-IT – immer mehr Auslagerung oder alles retour?“ vom Meinungsforschungsinstitut Teleresearch Mannheim 200 IT-Verantwortliche in Unternehmen mit mindestens 500 Mitarbeitern im Frühjahr 2018. Gewählt wurde ein Methodenmix aus telefonischer Befragung und Online-Interview.