Das „Smart Office“ soll die Mitarbeiter wieder zurück ins Büro holen

Anbieter von innovativen „Smart Offices“ und „Smart Meetingrooms“ sprechen nicht mehr nur Start-ups, sondern zunehmend auch bereits etablierte Unternehmen an. Ziel ist es, die Wissensträger durch eine funktional ausgefeilte und für die Zusammenarbeit im Team zugeschnittene Umgebung möglichst vor Ort im Büro zu halten.

„Mobilität und Vernetzung haben die Mitarbeiter immer unabhängiger vom Arbeitsplatz in ihrem Unternehmen gemacht. Nun wollen viele Firmen vor allem die Know-how-Träger wieder verstärkt an den Büroarbeitsplatz zurückbringen“, sagt Dr. Henning Dransfeld, Principal Advisor der ISG Information Services Group und Lead Analyst zu den Ergebnissen der Studie „ISG Provider Lens Germany 2019 – Digital Workplace of the Future“.

Die Anbieter im Markt für „Unified Communication and Collaboration Services“

Agile Projektmethoden erfordern Präsenz im Büro

„Bei den sich durchsetzenden agilen Projektmethoden mit ihren kontinuierlichen Feedback-Runden ist physische Präsenz wieder häufiger gefragt.“ Zum Teil in Zusammenarbeit mit Architekturbüros würden Unternehmen die Arbeitsplätze so konfigurieren, dass sich diese im Zusammenspiel von Software und Büroeinrichtung individuell auf die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeiter ausrichtet. „Das fängt bei der Bereitstellung der benötigten Software-Anwendungen an und geht bis zur automatischen Höhenjustierung der Schreibtischplatte“, so Dransfeld.

Zugleich gewinne in Deutschland Unified Communication as a Service (UCaaS) an Zugkraft. Zwar gehe der Umstieg in die Cloud im internationalen Vergleich nach wie vor langsam vor sich. Doch sei es nur eine Frage der Zeit, bis auch die Mehrheit der deutschen Unternehmen den Umzug ihrer Unified Communications-Infrastruktur in die Cloud durchführt.

„Noch sprechen viele Argumente gegen zum Beispiel cloudbasierte Telefonie, die schlicht wesentlich weniger Funktionen bietet als klassische Telefonanlagen“, sagt Analyst Dransfeld. „Deshalb ist es hier sinnvoll, die Belegschaft eines Unternehmens zu segmentieren und je nach Benutzergruppe zu definieren, wer welche Funktionalitäten benötigt.“

Neue Impulse auf dem Feld der Zusammenarbeit

In den vergangenen Jahren haben vor allem mobile und miteinander vernetzte Anwendungen die Art und den Ort des Arbeitens einschneidend verändert. Die ISG-Analysten sehen nun bis 2020 die wesentlichen Impulse auf dem Feld der Zusammenarbeit. Unified Communication- und Collaboration-Lösungen würden immer universaler und auf die Zusammenarbeit in internationalen, sich schnell wechselnden Teams zugeschnitten – vom Teilen, Ändern und Ablegen von Dokumenten bis hin zu Konferenzlösungen und dem Präsenzmanagement.

Dr. Henning Dransfeld

„Diese Lösungen entfalten nur dann ihre ganze Kraft, wenn ich von jedem Ort und mit jedem Gerät auf sie zugreifen kann“, so Dransfeld. „Entsprechend haben hier jene Anbieter die Nase vorn, die übergreifend standardisierte Lösungen im Portfolio haben und die zugleich auch externe Anwendungen mit einbinden können.“ Doch hänge die Einführung auch stark vom Stand des kulturellen Wandels im jeweiligen Unternehmen ab: „Noch ist die Zielerreichung in den meisten Unternehmen an einzelnen Mitarbeitern ausgerichtet und nicht auf die Projektergebnisse ganzer Gruppen und Teams.“

Neben den Anbietern für „Unified Communication and Collaboration Services“ hat die ISG-Studie sieben weitere Teilmärkte analysiert: Bei den Dienstleistungen sind dies „Digital Workplace Consulting Services“, „Digital Workplace Managed Services“, „Enterprise Mobility Management Services“ und „Virtual Desktop Services“ sowie bei den Lösungen „Workplace as a Service (WaaS)“, „Unified Endpoint Management Solutions“ und „Enterprise Mobility Management Solutions“. Die Bewertungen für „Digital Workplace Managed Services“ und „Enterprise Mobility Management“ teilte ISG zudem in die Segmente „Large Accounts“ und „Midmarket“ auf. Diese Aufteilung nahmen die Analysten speziell für den deutschen Markt vor, wo die differenzierten Anforderungen des gehobenen Mittelstands eine besondere Aufmerksamkeit verdienen.

Digital Workplace Consulting Services

Da die Beratungsanforderungen bei der Transformation des digitalen Arbeitsplatzes steigen, wächst auch der entsprechende Consulting-Markt. Zielgruppe in den Kundenunternehmen sind zunehmend Geschäftseinheiten und nicht mehr nur die IT-Abteilungen. Die führenden Anbieter müssen in der Lage sein, unterschiedliche Rollen (Personas) im Unternehmen zu definieren, unterstützt durch automatisierte Agenten. Diese erheben Erfahrungswerte und Nutzungsinformationen, kombinieren diese und erleichtern so die richtige Zuteilung von Anwendungen, Endgeräten und Zugriffen auf Unternehmensdaten. Zudem wird Design Thinking zum Standard in der Beratung.

Digital Workplace Managed Services

Sowohl bei Großunternehmen wie im Mittelstand gehe der Trend auch beim Digital Workplace deutlich in Richtung Managed Services. Dadurch lassen sich vor allem die Kosten für Kundenanfragen im Helpdesk erheblich senken. Zunehmend sorgt auch Künstliche Intelligenz dafür, dass Musterkennungen und Vorhersagen zu proaktiven Problemlösungen führen. So müssen sich die Mitarbeiter nur noch um neuartige und komplexere Störungsmeldungen kümmern. Mit Blick auf die Abrechnung gehen die innovativen Anbieter dieses Teilmarktes dazu über, mehr technisch orientierte Service-Level-Agreements durch sogenannte „Experience-Level-Agreements“ abzulösen. Diese orientieren sich überwiegend an den Erfahrungen der Nutzer und Kunden.

Enterprise Mobility Management Services

Die Integration des Backends bleibe die große Herausforderung bei der Automatisierung der mobilen Workflows. In Deutschland sei es zudem wichtig, die richtige Balance zwischen Online- und Offline-Kapazitäten zu finden, denn kostenloser WLAN-Zugriff und eine mobile Hochgeschwindigkeitsanbindung sind nach wie vor nicht flächendeckend gegeben. Dienstleister, die als Partner in der Lage sind, diese Workflow-Automatisierung zu unterstützen, werden immer stärker nachgefragt, vor allem wenn sie bei der Sicherheit auf die mobilen Inhalte fokussieren und nicht vorrangig auf die Endgeräte.

Virtual Desktop Services

Nach einem eher verhaltenen und schwierigen Start nehme die Nachfrage nach Virtual Desktop Services nun auch in Deutschland zu. Erste Kunden kamen aus dem Bankensektor, doch mit zunehmender Qualität und Zuverlässigkeit der Angebote können die Provider mittlerweile auch mittelständische Unternehmen von diesen Diensten überzeugen.

Workplace as a Service (WaaS)

WaaS stecke in Deutschland noch in den Kinderschuhen. Zwar bieten mehrere Dienstleister seit einiger Zeit komplett standardisierte Workplace-Pakete über das öffentliche Internet an. Jedoch war die Nachfrage bislang äußerst verhalten. Dies könnte sich allerdings schnell ändern, denn immer mehr Unternehmen verlagern Applikationen in die Public Cloud.

Unified Endpoint Management Solutions

Für das Unified Endpoint Management verzeichneten die ISG-Analysten eine zuletzt stark steigende Nachfrage nach zentralen Lösungen für alle Endgeräte wie Smartphones, Tablets, PCs und Notebooks. Zudem wollen viele Anwenderunternehmen auch intelligente IoT-Geräte integrieren. Entscheidend sei deshalb auch die Fähigkeit der Anbieter, das Remote Management von Geräten zu ermöglichen.

Enterprise Mobility Management Solutions

Zwar sei das Management mobiler Inhalte wichtiger als das Management der mobilen Geräte geworden – zumal insbesondere die Datenschutz-Anforderungen zuletzt deutlich gestiegen sind. Doch bis alle Inhalte zentral abgesichert werden können, müssen in Deutschland und Europa vor allem die Geräte weiter entsprechend gemanagt werden. Denn der Implementierung von Bring your own device-(BYOD-)Policies stehen in Mitteleuropa schwerwiegende kulturelle und technologische Hürden im Weg. Hierzulande ist es immer noch erste Wahl, die Sicherheit auf Geräteebene zu managen, um bestimmte Angriffe zu verhindern.

Weitere Informationen zur Studie, inklusive einer Liste der bewerteten Anbieter, gibt es hier.