Projektorganisation im Mittelstand: Noch immer ein Dilemma

Die Projektorganisation ist eines der wichtigsten Instrumente, um Projekte erfolgreich und termingerecht zu realisieren und die Komplexität umfangreicher Projekte in den Griff zu bekommen. Doch Ergebnisse der von techconsult durchgeführten Studie „Projekt-Performance-Index“ zeigen, dass in vielen Unternehmen die Projektorganisation nicht optimal läuft. Eine Ursache: Es mangelt an optimaler Unterstützung durch Software. 

Quelle: techconsult

Der Erfolg vieler Projekte steht und fällt mit der Projektorganisation, das ist keine Neuigkeit. Dazu gehören unter anderem die genaue Rollenverteilung, die Planung der Projektstruktur sowie eine zielführende Kommunikation, sowohl innerhalb des Projektteams als auch zwischen Team und Kunden.

Vor Projektbeginn wird das Projektteam festgelegt, Rollen werden verteilt und jeder bekommt seine Aufgaben zugewiesen. Doch bereits hier gebe es erste Stolpersteine in mittelständischen Unternehmen. Die Studienergebnisse zeigen, dass eine große Unzufriedenheit mit der Projektorganisation herrscht. Vor allem in der Fertigungsindustrie gebe es etliche Schwachstellen. Die Mängel beschränken sich nicht allein nur auf die Organisationsfähigkeiten, auch das Miteinander klappe nicht überall. Eine effektive Zusammenarbeit setzt eine zielführende und konstruktive Kommunikation zwischen allen Beteiligten voraus. Dies funktioniere jedoch bei jedem dritten befragten Unternehmen nicht reibungslos.

Software-Unterstützung wird nicht voll ausgeschöpft

Die Unzufriedenheit mit der Projektorganisation gehe zum Großteil mit einer unzureichenden Software-Unterstützung einher. Laut techconsult ist es erstaunlich, dass scheinbar jedes dritte Unternehmen nicht die Möglichkeiten einer Software-Unterstützung in der Projektarbeit für sich nutzen kann. Sie äußerten sich sehr unzufrieden bis unzufrieden mit der aktuellen Situation.

Vor allem was die Rollenverteilung und die Kommunikation mit dem Kunden betreffen, finden sich überdurchschnittlich viele kritische Äußerungen. Dabei gebe es eine ganze Reihe von Lösungen und Tools, die das Projektmanagement und im Detail auch die Projektorganisation flexibel gestalten und unterstützen können, indem beispielsweise Rollen übersichtlich verteilt würden und alle notwendigen Informationen und Daten in Echtzeit für alle Projektbeteiligten verfügbar sind.

Sollte es Probleme im Verlauf des Projektes geben, könnten Änderungen schnell vorgenommen und Teammitgliedern problemlos Berechtigungen für zusätzliche Aufgaben zugewiesen werden. Jedes Projektteammitglied wäre in der Lage den Projektfortschritt zu sehen, könnte Probleme und sich anbahnende Verzögerungen erkennen und entsprechend gegensteuern.

Eine unzureichende Projektorganisation führt nicht nur zu Terminverzögerungen, sondern lässt auch schnell die Kosten explodieren. Gerade für mittelständische Unternehmen können Projektverzögerungen bereits von Tagen oder wenigen Wochen große finanzielle Auswirkungen haben. Unternehmen, deren Projektorganisation nicht oder nur unzureichend softwareseitig unterstützt wird, sollten daher über den Einsatz einer entsprechenden Lösung nachdenken und prüfen, ob sich die zu tätigenden Software-Investitionen möglicherweise schon nach kurzer Zeit amortisieren.