IT-Projekte in der Öffentlichen Verwaltung: Oft fehlt die klare strategische Zielsetzung

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Eine unpräzise Formulierung der Projektziele, unklare Kompetenzverteilung und eine unzureichende Ausbildung und Fähigkeiten in der Anwendung von Projektmanagement-Methoden sind nach Angaben des Beratungsunternehmens iTSM Group die häufigsten Ursachen für das Scheitern von IT-Projekten in der Öffentlichen Verwaltung. Und ein solches Scheitern sei nicht selten – verschiedenen Studien zufolge werde in diesem Bereich nur jedes zweite Projekt erfolgreich abgeschlossen.

Die fehlende Präzision bei der Formulierung der Projektziele führt laut iTSM zu Orientierungslosigkeit bei den Projektbeteiligten und zu einem gefährlichen Eigenleben von Teilprojekten, denen ein gemeinsames Ziel fehlt und die sich zum Schluss nicht sinnvoll integrieren lassen. Nachbesserungen, Verzögerungen oder gar das Scheitern des gesamten Projekts seien die Folgen.

Konstruktive Zusammenarbeit fehlt

Ungeklärte oder gar konkurrierende Kompetenzen seien ein weiteres spürbares Problem, wenn unterschiedliche Fachabteilungen oder multiple Behörden in ein Projekt involviert sind. An die Stelle konstruktiver Zusammenarbeit tritt laut iTSM dann häufig die Verfolgung von Partikularinteressen, die ein zielführendes Handeln erschwert. In einer solchen Konstellation erhalte im Extremfall jemand Entscheidungskompetenzen, könne diese aber nicht projektübergreifend durchsetzen. So liege beim Digitalisierungsprojekt des Bundes die Projektleitung beim Innenministerium, das aber kein Weisungsrecht gegenüber anderen beteiligten Ministerien und Dienstleistern hat.

Auch nicht genügend ausgeprägte Fähigkeiten in der Anwendung von Projektmanagement-Methoden führen laut iTSM nicht selten zu erheblichen Problemen. So werden Projektleiter nach Erkenntnis der Berater vielfach überwiegend aufgrund ihrer fachlichen Expertise ernannt, wobei elementare Fähigkeiten für die Steuerung und Kontrolle von Projekten nicht ausreichend berücksichtigt würden. Solche Projektleiter haben dann in der Regel auch wenig oder keine Erfahrung mit Methodenwerken für das Projektmanagement, das daher ineffizient ist – mit der Folge von Kosten- und Terminüberschreitungen. Insgesamt wird nach der Erfahrung der Berater auch dem Controlling kein angemessener Stellenwert beigemessen. An die Stelle messbarer Kriterien trete zu oft ein diffuses Bauchgefühl bei der Bewertung von Teilergebnissen oder des Projektfortschritts.

Anwender müssen beteiligt werden

Doch selbst wenn ein Projekt technisch im gesetzten Kosten- und Zeitrahmen umgesetzt werden kann, sei der Erfolg noch nicht garantiert. Fehlende Akzeptanz bei den Anwendern sei einer der häufigsten Gründe dafür, dass die Projektziele nicht erreicht werden. In einem solchen Fall seien das interne Projektmarketing und begleitende Change-Management-Aktivitäten vernachlässigt worden, um die Anwender von Beginn an zu beteiligen, ihnen den Weg zu neuen Technologien transparent zu machen und ihnen auch ihre eigenen Vorteile zu verdeutlichen.

„Eine klare strategische Zielsetzung, eine genaue Nutzenbeschreibung und eine solide wirtschaftliche Kalkulation sind die Grundpfeiler eines jeden erfolgreichen IT-Projekts auch in der Öffentlichen Verwaltung“, kommentiert Tobias Beckmann, Head of Digital Services Advisory der iTSM Group. „Ein kompetentes Projektmanagement und der Einsatz etablierter Projektmethoden helfen ebenfalls dabei, Fehlentwicklungen und Verzögerungen zu vermeiden. Zudem müssen Test und Rollout sorgfältig geplant und die Anwender konsequent begleitet werden, um eine reibungslose Überführung in den laufenden Betrieb zu gewährleisten.“