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Im Rahmen der Digitalisierung sind Unternehmen mehr denn je gefordert, Abteilungen mit Software zu vernetzen und Prozesse neu zu strukturieren. Da reicht es selten aus, ein paar neue Softwarelizenzen zu erwerben. Die Anschaffung einer neuen Geschäftssoftware kann eine komplexe und kostspielige Aufgabe sein kann. Doch was kostet ein ERP-System tatsächlich? „Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass viele Neueinführungen sich zwischen 100.000 und 500.000 Euro bewegen,“ sagt Godelef Kühl, Gründer und Vorstandsvorsitzender der godesys AG.
Dies sind die fünf zentralen Kostenfaktoren:
1. Keine Äpfel mit Birnen vergleichen
Bei der Einführung neuer Geschäftssoftware mache es wenig Sinn, beim Vergleich verschiedener Anbieter nur auf die Grundkosten des Systems zu achten. Wer die Lösung sinnvoll und langfristig für die Abbildung seiner Prozesse nutzen wolle, sollte immer auch Kosten für Wartung, Anpassung und Beratung einbeziehen. „Idealerweise rechnet der Anwender sämtliche Kosten über einen Zeitraum von fünf Jahren durch – der gängige Einsatzzeitraum einer Lösung in Deutschland. So lassen sich dann auch Vor- und Nachteile verschiedener Anschaffungsszenarien ermitteln, etwa Software aus der Cloud oder zur Miete“, rät Kühl .
2. Softwareumfang und Lizenzen im Auge behalten
Je nach Umfang der abzudeckenden Geschäftsprozesse setze sich der tatsächliche ERP-Preis aus diversen Faktoren zusammen: Welche Programmpakete benötigt der Anwender konkret – etwa Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft, Produktionsplanung- und Steuerung oder CRM? Zudem müsse ermittelt werden, wie viele User innerhalb der Firma auf das System zugreifen sollen. Als Faustformel gilt: zwischen 2.000 und 5.000 Euro Lizenzkosten pro User.
3. Einführungskosten variieren je nach Branche und Unternehmen
Ein weiterer Faktor, den Unternehmen beachten müssten: Die Einführungskosten unterscheiden sich stark nach Branche und Unternehmensmodell. Nutze Firma XY beispielsweise unterschiedliche Rechnungslegungsstandards in einer Installation, wachse der Einführungsaufwand erheblich. „Die ERP-Branche gibt die Einführungsaufwände gerne im Verhältnis zu den Softwarekosten an. Ein Verhältnis von 1:1 ist jedoch nur erreichbar, wenn der Anwender über eine eigene fitte und zeitlich auch entlastete IT-Truppe verfügt“, so Kühl. Dienstleistungsaufwände mittelständischer Einführungen stehen nach Angabe von godesys jedoch eher im Verhältnis 1:2 wenn nicht sogar 1:3 zu den Softwarekosten. Der Einsatz eines externen Auswahlberaters treibe die Kosten weiter in die Höhe – um bis zu 50 Prozent der Dienstleistungsaufwände.
4. Anpassungen sind weiterer Kostenfaktor
Je mehr Modifikationen der Kunde wünsche, desto höher der Preis. Standardlösungen seien somit oftmals günstiger als ein maßgeschneidertes und bis ins letzte Detail angepasstes System. Vorsicht sei immer dann geboten, wenn sich der Standard gar nicht erweitern oder anpassen lasse. Denn wer beispielsweise in Workflows und Prozessautomation investiere, spare dafür bei den Prozesskosten. Es lohne sich also, auch diese Szenarien einmal durchzurechnen.
5. Interne Ressourcen und begleitende Kosten nicht vergessen
Budget sei auch für Personal und Arbeitszeit notwendig. Wie viele Tage interner Aufwand sollten eingeplant werden? Kühls Meinung: „Seien Sie großzügig und kalkulieren Sie pro externem Beratertag mindestens drei Tage internen Aufwand. Sollten Sie Zweifel haben, nehmen Sie lieber vier. Zwei reichen auf keinen Fall.“ Vorausschauende Projektleiter wüssten zudem: Lieber einen Sicherheitspuffer zwischen 10 und 15 Prozent für mögliche weitere Kosten einplanen, statt am Ende das Budget zu überschreiten.
In Summe: Viele Neueinführungen bewegen sich laut Kühl zwischen 100.000 und 500.000 Euro. Weitere Informationen finden sich im kostenlosen godesys E-Book „Was kostet ein ERP-System?„.
