10 Merksätze zur Archivierung von E-Mails in Unternehmen

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Junge Unternehmen müssen zahlreiche rechtliche Vorgaben bei der Buchführung beachten, gleichgültig ob Nagelstudio oder Internet-Start-up. Eine zentrale Frage ist in diesem Zusammenhang, wie die Unternehmen mit steuerrelevanten E-Mails umgehen sollen. Der Digitalverband Bitkom und der Verband elektronische Rechnung (VeR) haben die wichtigsten Anforderungen an die elektronische Post in ihrem gemeinsam ausgearbeiteten Leitfaden „E-Mails und GoBD – 10 Merksätze für die Unternehmenspraxis“ zusammengestellt.

„Zahlreiche betriebliche Prozesse wie Bestellungen oder der Versand von Rechnungen werden heute per E-Mail abgewickelt“, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom. Die rechtliche Grundlage dafür bilden die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“.

Die zehn Merksätze im Überblick:

1. E-Mails sind aufbewahrungspflichtig
   E-Mails mit der Funktion eines Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs müssen aufbewahrt werden.
2. E-Mails sind elektronisch aufzubewahren
   Ausdrucke auf Papier reichen nicht aus.
3. Dateianhänge sind im Original aufzubewahren
   Steuerrelevante E-Mail Dateianhänge müssen im Originalformat aufbewahrt werden. Verschlüsselte E-Mails müssen auch unverschlüsselt gespeichert werden.
4. E-Mail als Transportmittel
   Dient eine E-Mail als reines Transportmittel für eine andere elektronische Datei, zum Beispiel eine Rechnung, muss sie nicht aufbewahrt werden. Die isolierte Speicherung der transportierten Datei reicht aus.
5. E-Mails sind zu indexieren
   Von besonderer Bedeutung ist das Kriterium der Ordnung. Danach müssen E-Mails mittels einer Indexstruktur identifizierbar und klassifizierbar sein. Insbesondere muss eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg hergestellt werden.
6. E-Mails sind unverändert zu archivieren
   Die Aufbewahrung von geschäftlicher E-Mail-Korrespondenz innerhalb des Mailsystems oder des Dateisystems ohne zusätzliche Sicherungsmaßnahmen reicht nicht aus, um die Anforderungen an die Unveränderbarkeit zu erfüllen.
7. Die Konvertierung von E-Mails unterliegt spezifischen Vorgaben
   Bei der Konvertierung einer volltextrecherchierbaren E-Mail in eine anderes Format müssen die Recherchemöglichkeiten erhalten bleiben.
8. Der Umgang mit E-Mails ist zu dokumentieren
   Die Prozesse für den Empfang und Versand von aufbewahrungspflichtigen bzw. steuerlich relevanten E-Mails müssen dokumentiert werden.
   E-Mails unterliegen dem Recht auf Datenzugriff
9. Betriebsprüfer dürfen laut GoBD E-Mails mit einer Volltextsuche durchsuchen und maschinell auswerten. Daher sollten E-Mails mit steuerlicher Relevanz getrennt von anderer Korrespondenz aufbewahrt werden.
10. Rechnungen als E-Mails sind zulässig
    Seit der Änderung durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 ist es möglich, dass E-Mails ohne weitere Voraussetzungen als elektronische Rechnungen fungieren und beim Empfänger zum Vorsteuerabzug berechtigen.