Datenschutz: Gute Dokumentation lässt Rückschluss auf gute Organisation zu

Für den Schutz personenbezogener Daten brauchen Unternehmen sowohl eine gute allgemeine Dokumentation von Prozessen als auch eine strukturierte sowie fachkundige Organisation, um diesen zu realisieren. Damit stellen sie sicher, dass sie nicht gegen das Gesetz verstoßen und hohe Strafen riskieren. Die korrelierte Auswertung des TÜV SÜD Datenschutzindikators (DSI) zeigt, dass Unternehmen, die bei der Dokumentation gut aufgestellt sind, zu 80 Prozent auch eine gute Datenschutzorganisation haben.

Zwar verfügen nur rund 30 Prozent über aktuelle Verfahrensübersichten und ein öffentliches Verfahrensverzeichnis. Sind aber Richtlinien und Dokumentation vorhanden, dann wird auch die Datenschutzorganisation des Unternehmens als gut bezeichnet.

Grundsätzlich schneiden die Unternehmen bei der Organisation gut ab: 70 Prozent der Unternehmen, die einen Datenschutzbeauftragten benötigen, haben diesen auch schriftlich bestellt, 55 Prozent ziehen ihn immer aktiv hinzu und 72 Prozent verpflichten ihre Mitarbeiter schriftlich auf das Datengeheimnis. Bei der Schulung der Mitarbeiter gibt es allerdings noch Nachholbedarf: Nur 33 Prozent kümmern sich regelmäßig darum.

„Ein Zeichen für eine schlechte Organisation ist, wenn kein Datenschutzbeauftragter (DSB) bestellt ist, obwohl mehr als neun Mitarbeiter ständig mit der Verarbeitung von personenbezogenen Daten beschäftigt sind“, erklärt Rainer Seidlitz, Datenschutzexperte der TÜV SÜD Sec-IT GmbH. „Denn so fehlt ein wichtiges Instrument für ein gutes Datenschutzmanagement.“ Außerdem müssen Unternehmen mit einem Bußgeld von bis zu 50.000 Euro rechnen, da sie gegen das Bundesdatenschutzgesetz verstoßen. Noch gravierender können die Konsequenzen sein, wenn ein bestellter DSB nicht aktiv zu datenschutzrelevanten Fällen hinzugezogen wird. Erhebt oder verarbeitet ein Unternehmen beispielsweise personenbezogene Daten unbefugt, die nicht allgemein zugänglich sind, kann ein Bußgeld von bis zu 300.000 Euro erhoben werden.

Die Trendfrage zeigt, dass nur etwa ein Drittel der Befragten auf die Datenschutzvereinbarungen des Anbieters achten, wenn sie Software, Smartphone-Apps und Online-Dienste nutzen. 44 Prozent achten manchmal darauf und die restlichen Befragten so gut wie nie oder nie.

Unternehmen, die selbst prüfen möchten, wie gut sie in Sachen Datenschutz aufgestellt sind und an welchen Stellen Verbesserungspotenzial besteht, können am TÜV SÜD DSI unter www.tuev-sued.de/datenschutzindikator teilnehmen. Die aktuelle Trendfrage „Versenden sie vertrauliche Informationen unverschlüsselt per E-Mail?“ kann unabhängig von der Selbsteinschätzung beantwortet werden.