KMU: Digitalisierte Einkaufsprozesse können Kosten für Beschaffung halbieren

Eine Stunde Arbeitszeit gespart und dadurch halbierte Prozesskosten im Unternehmen – das macht den Unterschied zwischen einem herkömmlichen und einem digitalisierten Beschaffungsvorgang aus. Zu diesem Ergebnis kommen Prof. Holger Müller von der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK Leipzig) in der Studie „Indirekter Einkauf im Fokus: Zwischen Einsparpotenzial und Zukunftschancen“.

Quelle: Mercateo AG

Konkret untersuchten die Autoren, wieviel Zeit es Unternehmen kostet, Materialien zu beschaffen, die tagtäglich in der Verwaltung, im Betrieb oder der Instandhaltung benötigt werden – jenseits der für die Produktion relevanten Güter. Die Ergebnisse sind nach nicht-einheitlichen, einheitlichen und digitalisierten Beschaffungsvorgängen aufgeschlüsselt. Damit sei es erstmals möglich, das Einsparpotenzial der Digitalisierung für sogenannte „indirekte“ Einkaufsprozesse zu beziffern.

Eine Erkenntnis der Untersuchung: Die Beschaffung von indirektem Bedarf kann in einem Unternehmen zu einem erheblichen Kostenfaktor werden, wenn diese Einkaufsprozesse nur unzureichend professionalisiert und vor allem nicht digitalisiert sind. Konkret heißt dies: Ein durchschnittlicher Mittelständler mit rund 7.100 Bestellungen pro Jahr könnte mit Hilfe von digitalisierten Prozessen seine Bestellkosten von knapp 820.000 Euro um 40 Prozent auf 480.000 Euro reduzieren. Dabei wurden die einzelnen Bereiche einer Bestellung, von der Bedarfsanforderung über die Lieferantenauswahl, die Bestellung und den Wareneingang bis hin zur buchhalterischen Abwicklung definiert und auf ihren konkreten Zeitaufwand hin überprüft. Ein zwar einheitlicher, jedoch weiterhin manueller Prozess führe zu keinen Einsparungen. Erst mit einem digitalen Prozess können die Kosten von 115 Euro (manuell) auf 67 Euro (digital) gesenkt werden.

Händische Bestellprozesse vor allem in KMU

Holger Müller von der HTWK Leipzig sieht die Studie als wichtige Unterstützung für kleine und mittlere Unternehmen in der Entwicklung ihres Digitalisierungsgrades: „In Großunternehmen ist die digitale Unterstützung des Beschaffungsprozesses weitgehend etabliert. Aber in kleineren und mittleren Unternehmen werden viele Bestellprozesse nach wie vor von Hand ausgeführt. Denn vor dieser Studie fehlte es schlichtweg an handfesten Daten auf der Ebene einzelner Prozessschritte, zu welchen Einsparungen digitale Prozesse wirklich führen. Mit den vorliegenden Ergebnissen können wir erstmalig den Entscheidungsträgern in den KMU eine belastbare Datengrundlage zur Optimierung ihrer Prozesse und zum damit verbundenen Einsparpotenzial mit auf den Weg geben.“

Außerdem werde deutlich, dass sich bedenkliche 70 Prozent der befragten Unternehmen nicht gut auf die Digitalisierung vorbereitet sehen. Dabei ist gerade die Anpassung der administrativen Prozesse an die fortschreitende Vernetzung innerhalb der „Industrie 4.0″ von besonderer Bedeutung, um reibungslose Abläufe zwischen Unternehmen zu ermöglichen und isolierte „Digitalisierungsinseln“ zu vermeiden. Auch hier haben die KMU den größten Nachholbedarf.

Stephanie Egerer, Marketingleiterin beim Auftraggeber Mercateo AG, sieht in den Ergebnissen der Studie deutlich den Bedarf der Unternehmen für eine neue zukunftsfähige Infrastruktur: „Entscheider in Unternehmen sind sich der Tatsache bewusst, dass sie durch die Digitalisierung der Beschaffungsprozesse erhebliche Einsparpotentiale realisieren können. Doch es fehlt an den richtigen Werkzeugen. Zum Beispiel, wenn es darum geht, schnelleren Zugriff auf innovative Angebote und neue Kooperationspartner sicherzustellen, ein wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen, welcher zukünftig noch an Relevanz gewinnen wird. Hier sehen insbesondere KMU durch die Einführung von Standardlösungen ihre direkten Geschäftskontakte und bestehenden Beziehungen gefährdet. Daher wünschen sich immer mehr Einkäufer und Anbieter eine neue innovative Infrastruktur, die diesen Herausforderungen gerecht wird.“