E-Rechnung: Für viele Kommunen der Einstieg in die Digitalisierung

Quelle: Traffiqx

Viele Kommunen in Deutschland machen derzeit einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung. Zum 1. Juli 2017 hat die Bundesdruckerei ihre Rechnungen an alle 6.500 Pass- und Ausweisbehörden umgestellt: Das Unternehmen schickt diesen Behörden nun seine Rechnungen für die Herstellung hoheitlicher Dokumente grundsätzlich elektronisch; eine Papierrechnung gibt es nur noch gegen einen Aufpreis. Für die E-Rechnungen stellt die Bundesdruckerei den Behörden eine Portallösung zur Verfügung.

Über das Portal können digitale Dokumente empfangen und versendet werden. Dies funktioniert für alle Rechnungsformate. Der Nutzer erhält immer das Format, welches er für seine Verfahren benötigt. „Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bedeutet für viele Kommunen einen Einstieg in digitalisierte Prozesse – mit den entsprechenden Effizienzgewinnen“, sagt Ulrich Hamann, Vorsitzender der Geschäftsführung der Bundesdruckerei. „Nur wenigen Kommunen ist bislang bewusst, dass sie über das E-Rechnungsportal auch ihre sonstigen Lieferanten anbinden und somit ihr gesamtes Lieferantenmanagement umstellen können.“

Eine Rechnung auf Papier kostet rund 25 Euro

Mit der Umstellung greift die Bundesdruckerei dem Gesetzgeber vor: In den kommenden Jahren müssen Kommunen elektronische Rechnungen empfangen und medienbruchfrei verarbeiten können. Dies sieht das so genannte E-Rechnungsgesetz vor, das „Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen“. Die Umstellung soll stufenweise erfolgen: Ende November 2018 müssen zunächst sämtliche Bundesministerien und Verfassungsorgane elektronische Rechnungen empfangen können, ein Jahr später folgen alle anderen öffentlichen Auftraggeber, ab Ende November 2020 werden papierbasierte Rechnungen nicht mehr akzeptiert.

Laut einer Studie der Verwaltungshochschule Speyer kostet die Bearbeitung einer Eingangsrechnung auf Papier eine Behörde im Schnitt fast 25 Euro: Die Rechnungen werden händisch sortiert, verteilt, freigegeben; Daten werden in eine Buchungssoftware eingetragen und verbucht, Zahlungen freigegeben, Rechnungen archiviert etc. Mit der neuen Lösung der Bundesdruckerei können diese zeit- und kostenintensiven Schritte durch digitale Prozesse ersetzt werden – etwa durch den Empfang elektronischer Formate, den Scan oder die Weiterverarbeitung gedruckter Dokumente. Durch eine vollständig digitale Rechnungsbearbeitung lassen sich pro Eingangsrechnung rund 15 bis 20 Euro einsparen. Zu diesem Ergebnis kommt der Leitfaden „Elektronische Verwaltung in der öffentlichen Verwaltung“ des Bundesinnenministeriums.

Portal ist Teil von Traffiqx

Das Portal, über das die Bundesdruckerei ihre E-Rechnungen an die Behörden schickt, ist eingebunden in Traffiqx, ein größeres Netzwerk zum sicheren und rechtskonformen Austausch von Dokumenten. Die Bundesdruckerei ist einer der Anbieter innerhalb des Netzwerks. Über dieses können elektronische Rechnungen in allen Formaten angenommen und verschickt werden.

Mehr als 300.000 Unternehmen sind bereits angeschlossen. Der Mehrwert des Netzwerks: Behörden und Unternehmen, die über eines der Traffiqx-Mitglieder angebunden sind, können schnell und einfach prüfen, welche ihrer Lieferanten bereits E-Rechnungen versenden. So lassen sich Einsparungen direkt und ohne Aufwand erzielen. Auf Wunsch unterstützt die Bundesdruckerei ihre Kunden dabei, weitere Lieferanten zu integrieren. Hamann: „Je mehr Geschäftspartner ihre Rechnungsprozesse digitalisieren, desto höher sind die Einspareffekte für alle Beteiligten.“