Beschaffungsmanagement in Bund, Länder und Kommunen: Selten strategisch organisiert und kaum digitalisiert

Der Einkaufsprozess in öffentlichen Verwaltungen und Unternehmen ist selten strategisch gestaltet – meist konzentrieren diese sich auf vergaberechtliche Fragen und die Vermeidung von Rechtsverstößen. Zum Teil fungieren die Beschaffungsabteilungen noch als reine Bestellabwickler. Zudem sind die Beschaffungsprozesse kaum digitalisiert und Nachhaltigkeit spielt nur eine begrenzte Rolle.

Das sind die wesentlichen Ergebnisse einer Umfrage des von KPMG geförderten Institut für den öffentlichen Sektor e.V. unter 76 Einkaufsabteilungen von Institutionen und Unternehmen bei Bund, Ländern und Kommunen.

Die Diskussionen um das aktuelle Konjunkturpaket unterstreichen die Relevanz von Nachhaltigkeitsaspekten und strategischen Beschaffungsentscheidungen. Doch gut 40 Prozent der Befragten beschäftigten sich der Umfrage nach überhaupt nicht mit strategischen Fragen wie Warengruppenstrategien oder proaktiven Marktanalysen.

In zwei Drittel der befragten Beschaffungsstellen ist ein Lieferantenmanagement-Prozess nicht vorhanden. Nur etwa jeder vierte Befragungsteilnehmer wird bereits im Rahmen der Budgetplanung als Beschaffer eingebunden (28 %). Gut ein Fünftel wird sogar erst nach Erstellung des Leistungsverzeichnisses tätig, was auf eine rein operative Bestellausführung hindeutet. In knapp der Hälfte der Fälle gibt es für die für Beschaffung zuständigen Organisationseinheit keine klar definierten Ziele.

Ferdinand Schuster, Geschäftsführer des Instituts für den öffentlichen Sektor:„Ideal wäre es, wenn die Beschaffungsabteilung bereits in die Budgetplanung der Fachbereiche eingebunden ist, Warengruppenstrategien etabliert und auch ein proaktives Lieferantenmanagement betreibt. Doch von einer Einkaufsorganisation, die als strategischer Wertschöpfungspartner agiert und den Nachhaltigkeitsgedanken fest verankert hat, sind die meisten öffentlichen Verwaltungen und Unternehmen noch recht weit entfernt.“.

Öffentliche Unternehmen strategischer aufgestellt als Verwaltung

Ein differenziertes Ergebnis ergibt sich, wenn die Beschaffungsstellen in öffentlichen Unternehmen und öffentlicher Verwaltung separat betrachtet werden. So geben nur 15 Prozent der befragten Unternehmen an, sich gar nicht mit strategischen Fragen zu beschäftigen. Immerhin knapp die Hälfte der befragten Beschaffer aus öffentlichen Unternehmen gibt an, sich für ausgewählte Warengruppen fortlaufend mit strategischen Fragen zu beschäftigen. Bei der Verwaltung ist der Anteil, der sich nicht mit strategischen Fragen beschäftigt, mit 52 Prozent deutlich höher.

Beschaffungsprozesse kaum digitalisiert

Nur bei 16 Prozent der Befragten sind die Beschaffungsprozesse weit- oder durchgehend digitalisiert. Clemens Dicks, Partner und Einkaufsexperte von KPMG sagt dazu: „Da die E-Vergabe inzwischen verpflichtend ist, kann sie als erster Schritt der Digitalisierung gesehen werden. Dass Prozessoptimierung und Standardisierung als wichtige Herausforderungen genannt wurden, spricht dafür, dass die Beschaffungsstellen diese Themen zunehmend in den Fokus nehmen.“

Nachhaltigkeitsgedanke könnte ausgeprägter sein

Zwar geben immerhin 44 Prozent der Befragten an, Umweltkriterien häufig oder immer bei Vergaben zu berücksichtigen. Aber bei fast genauso vielen (40 %) geschieht dies nur manchmal, bei den übrigen nur selten oder nie. Sofern Umweltkriterien berücksichtigt werden, sind sie aber immerhin in mehr als der Hälfte der Fälle ein Zuschlagskriterium und damit ein bei der Vergabe mitentscheidender Faktor.