Digitalisierung: Theorie ist klar, mit der Praxis hapert‘s

Um die digitale Transformation erfolgreich und maßgeschneidert im Unternehmen voranzutreiben, bedarf es eines strategischen Plans, der ganzheitlich die Richtung im Unternehmen festlegt, Ziele definiert und konkrete Maßnahmen zur Umsetzung benennt. Hinzu kommt die kontinuierliche Aneignung digitaler Kompetenzen.

Die Digitalisierung ist für viele Unternehmen ein Akt, der nicht von heute auf morgen geschieht und nur wer über das notwendige Know-how verfügt, kann die Digitalisierung im Unternehmen erfolgreich mitgestalten und umsetzen. Soweit die Theorie: doch in der Praxis sieht es in vielen deutschen Betrieben noch anders aus. Wie aber genau?

Unternehmen gehen Digitalisierung nicht strategisch an

Zweifelsfrei schreitet die digitale Transformation in den Betrieben voran, doch viele gehen dabei ohne Plan und eher ad hoc vor. Aktuell hat laut Techconsult rund die Hälfte der Unternehmen keine langfristigen Planungen innerhalb ihrer Unternehmensstrategie verankert. Dort wo es nachvollziehbar „brennt“, versuche man durch spontane und teils überhastete Maßnahmen zu korrigieren. Das gelte insbesondere für die Digitalisierung von Prozessen. Häufig werden nur einzelne Prozesse digitalisiert, ohne durchgängige Ende-zu-Ende-Konzepte und Beteiligung aller interner und externer Stakeholder.

Insbesondere kleinere Betriebe scheuen sich vor digitalen Eingriffen in ihre bestehenden Prozesse und zögern viel zu lang, wenn es um die Realisierung digitaler Vorhaben geht. Kosten, Zeitmangel, mangelndes internes IT-Know-how und fehlende externe Beratung sowie Unterstützung, Hinderungsgründe gebe es reichlich aus Sicht der Unternehmens-Entscheider. Solange die Auftragsbücher prall gefüllt sind, der Umsatz wächst, die Prozesse nicht am Limit sind, ist alles kein Problem!

Blick über den Tellerrand

Doch wichtig sei der Blick über den Tellerrand hinaus. Unternehmen müssen sich dessen bewusst sein, welches Potential in der Digitalisierung steckt. Techconsult-Studien belegen den positiven Einfluss der Digitalisierung, nicht nur auf betriebswirtschaftliche Kennzahlen, sondern auch auf Wohlfühlfaktoren und die Zufriedenheit der Mitarbeiter.

Die Liste der Vorteile digitaler Prozesse sei allerdings weitaus länger. Transparenz, Fehlerreduzierung, weniger Routinearbeit sowie eine höhere Datensicherheit und die automatisierte Archivierung unter Berücksichtigung der Aufbewahrungszeiten seien Vorzüge, die zum Beispiel das digitale Dokumentenmanagement betreffen. Es zeige sich, dass nicht nur kleine Unternehmen digitalen Nachholbedarf haben, auch in größeren Unternehmen gebe es deutliche Defizite im Dokumentenmanagement.

Beispiel: Papierloses Büro noch Zukunftsmusik

Schränke voller Aktenordner seien noch immer keine Seltenheit und das papierlose Büro scheine bei vielen noch in weiter Ferne. Laut Techconsult gehören manuelle papierbasierte Prozesse vielfach noch zur Tagesordnung und dies über alle Unternehmensgrößen hinweg. Am Beispiel der Personalakte sehe man, dass nur jedes zweite Unternehmen seine vorhandenen Personalakten bisher vollständig digitalisiert. In den übrigen Unternehmen stapeln sich noch Aktenordner. Selbst bei der Beschaffung und Rechnungsverwaltung heiße es noch lange nicht „Papier ade“! Abgelegte Papierrechnungen seien trotz der voranschreitenden Digitalisierung in vielen Unternehmen immer noch gängige Praxis.

Zugriff in Krisenzeiten wie der aktuellen Corona-Pandemie? Für nahezu jedes zweite Unternehmen kaum möglich! Um einen Schritt hin zum papierlosen Büro zu gehen, kommen Unternehmen nicht umhin, sich auch mit der Digitalisierung vorhandener Papierdokumente zu beschäftigen. Das Scannen der Dokumente sei für viele der erste Schritt; in Anbetracht des absehbaren Volumens allerdings auch ein großer.

Das Coronavirus wurde nun für viele Unternehmen zum unfreiwilligen Treiber der Digitalisierung. Die Verlegung ins Homeoffice offenbarte schmerzhaft die Schwächen der bisher manuellen Prozesse und führte die Unternehmen zu den so typischen partiellen Digitalisierungs-Maßnahmen. Es sei davon auszugehen, dass die positiven Erfahrungen im Umgang mit der Digitalisierung, deren Verankerung in der Strategie prägen werden. Potenzial gebe es zuhauf. Das papierlose Büro sei ein zentraler Schritt zur Digitalisierung der Unternehmen und ein wichtiger für die Umwelt.