Im Beruf kann kaum jemand auf E-Mail verzichten

Der Ersatz von E-Mail durch andere Kommunikationsmittel, sei es durch soziale Netzwerke, Chat oder Microblogging wird nicht stattfinden.  Allerdings sollte E-Mail nach dem Willen ihrer Benutzer vor allem folgendes besser machen als heute: relevante Kontextinformationen zu Mails und Terminen zeigen, schnellere Suche in Mails und darüber hinaus erlauben, Nutzer stärker bei der Erledigung von Aufgaben unterstützen.  Das sind die zentralen Resultate einer Studie der IDG Business Research Services im Auftrag der IBM.

Nur 4 % der Studienteilnehmer können sich ihr berufliches Leben ohne E-Mail vorstellen. Entsprechend wenige glauben, dass E-Mail in Unternehmen überflüssig wird. 64 % halten das für unrealistisch. Gut 28% wollen sich dagegen nicht festlegen und glauben, dass „irgendwann eventuell“ Mails überflüssig werden.

Die über 100 befragten E-Mail-Nutzer (IT-Verantwortliche, Geschäftsführung, Bereichsleiter)  bekommen mehrheitlich 50 bis 100 Mails am Tag, 17% der Teilnehmer erhalten sogar mehr als 100 Mails. Ebenfalls über die Hälfte erleben einen weiteren tendenziellen Anstieg der elektronischen Post, 39% sehen keine Steigerung und nicht einmal 1 % erkennt einen Rückgang. Wie stark Mails den Arbeitsalltag prägen, lässt sich unter anderem daran erkennen, dass über 80 % der Befragten ihr Postfach mindestens alle 60 Minuten auf neue Post überprüfen (siehe Grafik).

 In alle Lebenslagen wird gemailt

Quelle: IDG Business Research

Dabei wird in allen Lebenslagen gemailt: Natürlich am Arbeitsplatz mit einem Mail-Client (94 %), aber auch unterwegs via Notebook, Smartphone und Tablet. Die meisten  benutzen unterwegs (76 %) ihr Smartphone(76 %).

Quelle: IDG Business Research

Ebenfalls aufschlussreich ist der Zugriff auf berufliche Mails außerhalb der Arbeitszeit. Die meisten checken ihre Post täglich auch am Wochenende. Nur knapp 6% behaupten, ihre Mails nicht außerhalb der Arbeitszeit abzurufen.  In diesem Zusammenhang ebenfalls interessant: 64% lehnen das Unterbinden der Zustellung außerhalb der Arbeitszeit durch ihre Unternehmen ab. Sie wollen selbst entscheiden, wann sie ihre E-Mails bearbeiten.

Gestützt gefragt, was ein idealer E-Mail-Client können sollte, wünschen sich die meisten eine effektive Suche in Mails und darüber hinaus. 94 % gaben das als sehr wichtig oder wichtig an. An 2. Stelle auf der Liste taucht der Wunsch nach Kontext  (92%)auf. Die Nutzer wollen, dass „alle relevanten Informationen angezeigt, werden, die zu einer einer Mail oder zu einem Termin gehören.  Die 3. Priorität räumen die Teilnehmer Hilfe bei der Erledigung ihrer Aufgaben ein (72 %).  Zu 63 % als sehr wichtig oder wichtig wurde  die Fähigkeit eine idealen -Clients eingestuft, Mails so zu filtern, dass Handlungen einfach angestoßen werden können. Nicht so wichtig (39%) ist den Nutzern der Befragung die Verknüpfung vom Mails mit sozialen Tools oder Telefonie (siehe Grafik).

Quelle: IDG Business Research