Die IT als „Kartell der Neinsager“: Unternehmen müssen Schatten-IT einbeziehen, um zu überleben

Mitarbeiter umgehen bei neuen Anwendungen absichtlich die IT-Abteilung, da deren Freigabeprozesse zu langsam und rigide sind und sie oftmals nicht die erhofften Lösungen bieten. Die Mitarbeiter nehmen die IT häufig als ‚Kartell der Neinsager‘ wahr, was im totalen Widerspruch zum Selbstbild der IT als „Enabler“ steht. Wenn sich diese Situation nicht ändert, sind schädliche Auswirkungen auf das Geschäft an sich zu erwarten. So eine Studie von NTT Communications, die Vanson Bourne durchgeführt wurde.

In der Untersuchung gaben 78 Prozent der Entscheidungsträger in den Fachabteilungen zu, dass die Mitarbeiter in ihrer Abteilung Cloud-Services ohne das Wissen der IT-Abteilung nutzen; 77 Prozent der Entscheidungsträger in der IT sind sich darüber bewusst.

57 Prozent der Befragten gingen so weit zu sagen, dass die Schatten-IT in mindestens der Hälfte der Abteilungen ihres Unternehmens vorkommt. Zudem zeigte die Untersuchung auf, dass von den 500 EU-weit befragten IT- und Fachbereichsentscheidungsträgern die Schatten-IT durchschnittlich rund 18 Monate genutzt wurde. 87 Prozent gingen sogar davon aus, dass sich das Problem in den nächsten zwei Jahren noch verstärken wird.

Darüber hinaus berichteten 56 Prozent, dass sie nicht wissen, wo ihre Schatten-IT-Daten gespeichert werden. 79 Prozent speichern die unternehmenskritischen Daten in der Cloud. Dies dürfte Unternehmen künftig dem Risiko aussetzen, die 2018 in Kraft tretenden Regelungen zum allgemeinen Datenschutz (General Data Protection Regulations GDPR) zu missachten. Dann könnten hohe Strafen drohen.

Die Hauptgründe, warum Mitarbeiter die Richtlinien der IT-Abteilung ignorieren und aus der Reihe tanzen, sind vor allem auf eine einfache Handhabung zurückzuführen: 62 Prozent nennen eine einfache Konfiguration als wichtigstes Motiv und 52 Prozent führen die Benutzerfreundlichkeit als bestimmenden Faktor an. 29 Prozent berufen sich auf niedrigere Kosten gegenüber der offiziellen Lösung.

Der „Neinsager“-Ansatz ist falsch

Doch die Überwachung und Kontrolle der Schatten-IT gänzlich auszuschließen, kann laut Len Padilla, Vice President Product Strategy bei NTT Europe, nicht die Antwort sein: „Unsere Empfehlung an die IT-Abteilungen ist, ihren „Neinsager“-Ansatz über Bord zu werfen und anstelle dessen mit ihren Kollegen der Fachabteilungen zusammenzuarbeiten. Nur so können sie verstehen, was an den Schatten-IT-Lösungen besser ist als bei denen der IT-Abteilung. Dieser beratende Ansatz wird es Organisationen ermöglichen, ihre IT-Umgebung voll und ganz zu überblicken. Dies wird effektiv zu einer Art Amnestie führen und so mithin für Compliance sorgen, während die dynamischen Mitarbeiter, die schnell ihre Arbeit erledigen und den Erfolg des Unternehmens sichern wollen, an Bord gehalten werden.“

Die Studie geht davon aus, dass die Schatten-IT bleiben wird. Da unautorisierte Dienste auf breiter Ebene genutzt werden und gleichzeitig akzeptiert wird, dass dieses Vorgehen gegen die Unternehmenspolitik verstößt, sind 87 Prozent der Entscheidungsträger aus den Fachbereichen der Meinung, dass der Trend innerhalb der nächsten zwei Jahre noch zunehmen dürfte.

Schatten-IT ist fester Bestandteil des Geschäftslebens

Zugleich ist die Schatten-IT zu einem wesentlichen Bestandteil im Geschäftsleben geworden. 80 Prozent der Befragten sagten, dass in der Schatten-IT gespeicherte Daten unternehmenskritisch sind, und 77 Prozent erklärten, dass die Arbeitsweise der Abteilung darunter leiden würde, wenn diese Services nicht mehr genutzt würden. 48 Prozent der Entscheidungsträger aus dem IT-Bereich glauben dagegen, dass die Bereitstellung eigener Cloud-Services durch die Mitarbeiter Zeit für andere (Entwicklungs-)technische Probleme freisetzt.

„Die Schatten-IT hat zweifelsohne ihren Platz im Unternehmen eingenommen und wird ihren Einfluss noch weiter ausdehnen“, so Padilla weiter. „Die Mitarbeiter setzen sich über die IT-Abteilung hinweg und favorisieren bei ihrer Suche nach einfacher zu nutzenden und installierenden Optionen Alternativen außer der Reihe. Das Dilemma für die IT-Abteilung besteht darin, diesen Trend aufzunehmen und gleichzeitig die Unternehmensdaten zu sichern. Offensichtlich gibt es einen allgemeinen Widerstand, dieses Problem anzugehen. Dahinter steckt die Furcht, die Geschwindigkeit und Agilität zu hemmen, die Angestellte heutzutage benötigen, um ihre Arbeit effizient zu erledigen.“

„Bei der heutigen umfangreichen IT-Landschaft ist es für eine Abteilung unmöglich, die technologischen Bedürfnisse einer jeden Abteilung im Unternehmen zu verstehen. Indem die IT-Abteilung ihre Beziehung mit den Fachbereichen intensiviert, kann sie die Schatten-IT als Möglichkeit wahrnehmen, zusammenzuarbeiten anstelle sich auf ein Tauziehen um Applikationen einzulassen“, resümiert Padilla.

Die Studie mit praxisbezogenen Empfehlungen aus der realen Welt in Bezug auf diese Situation steht hier zum Download zur Verfügung.

Über die Studie: Sie wurde im März 2016 von der unabhängigen Marktforschungsfirma Vanson Bourne durchgeführt. Befragt wurden 500 Entscheidungsträger der Privatwirtschaft mit mehr als 1.000 Mitarbeitern in Deutschland, Frankreich, Großbritannien und Spanien. Erhoben wurden jeweils zur Hälfte die Meinungen von IT- und Fachbereichen, um die unterschiedliche Sicht auf die Schatten-IT aufzuzeigen. Interviewt wurden Unternehmen verschiedener Branchen wie Finanzdienstleistung, Einzelhandel, Fertigung, professionelle Services, IT und Energie.