Damit die Lizenzen auch für die Digitalisierung reichen

Auf der digitalen Agenda der meisten Unternehmen stehen heute die Entwicklung mobiler Apps, die Nutzung moderner Cloud-Dienste oder die Errichtung von Infrastrukturen für das Internet der Dinge. Mit den zahlreichen neuen Spielarten der Softwarenutzung entstehen neue Fallstricke für das ohnehin schon komplexe Management der Softwarelizenzen.

Foto: PAC

von Andreas Stiehler, Principal Analyst, PAC

So sollten sich die Unternehmen dringend fragen, ob die steigende Nutzung von mobilen Apps oder Cloud Services auch lizenzrechtlich abgedeckt ist. Das ist sicher kein leichtes Unterfangen, zumal in immer kürzeren Zeitabständen neue Angebote und damit verbundene Nutzungsrechte auf den Markt kommen. Dabei zeigen sich die Schwierigkeiten meist erst im Detail. Wussten Sie etwa, dass Office Mobile Apps auf mobilen Geräten bis zu 10,1 Zoll kostenfrei sind, bei größerem Display – wie etwa dem eines iPad Pro – eine kostenpflichtige Office-365-Lizenz erforderlich ist?!

Schon Bilder aus dem Netz können für erhebliche Lizenzstreitigkeiten führen. Hier die Lizenz-Hinweise für die Creative Commons Lizenzen. Bei Software wird es noch viel komplexer.Quelle: Pixabay/progressor

Und während auf der einen Seite die Nutzungsbestimmungen immer vielfältiger und verwirrender werden, steigt auf der anderen Seite die Wahrscheinlichkeit von Audits. Schließlich entdecken immer mehr Softwareanbieter angesichts sinkender Wachstumsraten in ihren angestammten Märkten die Lizenzpolitik als Stellschraube zur Umsatzgenerierung. Neue Lizenzmodelle und die Ausweitung der Audits sind eine logische Folge dieser Politik.

Wie dieses Thema aufgebaut, umgesetzt und auch extern unterstützt werden kann, zeigt ein aktuelles Whitepaper von PAC, das im Auftrag und in Kooperation mit der CCP Software GmbH erstellt wurde. Die Grundlagen hierfür lieferten ausführliche Experteninterviews mit Lizenzmanagern aus Unternehmen wie Atlas Elektronik, Leonie oder  Munic Re. Die wichtigsten Erkenntnisse aus den Gesprächen hier kurz zusammengefasst:

• Das A und O eines professionellen Lizenzmanagements ist eine effiziente Organisation mit klaren Prozessen und Zuständigkeiten. Die Verantwortlichen müssen in der Lage sein, im Spannungsfeld zwischen IT, Einkauf und den Fachbereichen zu vermitteln sowie lizenzrechtliche Anforderungen im Tagesgeschäft durchzusetzen. Dies gelingt am Besten, wenn das Thema von einer zentralen Stelle aus koordiniert wird.
• Gleichzeitig verlangt ein erfolgreiches Lizenzmanagement viel Detailwissen – sowohl mit Blick auf lizenzrechtliche Anforderungen als auch bei Implementierung und Betrieb der unterstützenden Systeme und der Gewährleistung der Datenqualität. Eine einzelne Person kann das geforderte Wissen kaum auf sich vereinen.
• Vor diesem Hintergrund ist die Unterstützung durch spezialisierte Dienstleister und eine Neubewertung der Outsourcing-Option angezeigt. Speziell Unternehmen mittlerer Größe sollten sich fragen, inwieweit sie die hierfür erforderlichen Ressourcen selbst vorhalten und weiterentwickeln wollen oder können. Bei der Steuerklärung lassen sie sich ja auch in der Regel extern unterstützen.
• Die  Experten stimmen darin überein, dass ein Großteil der Unternehmen, die bislang kein professionelles Lizenzmanagement betreiben, tendenziell überlizenziert sind.
• Schlussendlich zeigt die Analyse, dass Lizenzmanager nicht nur als „Buchhalter in der Lizenzverwaltung“, sondern auch und insbesondere als Berater benötigt werden. Spätestens bei der Modernisierung der IT-Architektur im Zuge der Digitalisierung sollten Lizenzmanager mit am Tisch sitzen, um bei der Abwägung der Handlungsoptionen mit Blick auf verbundene Kosten und Risiken die richtigen Weichen zu stellen.