IT-Rebellen Das Blog für IT- und Businessentscheider, die neue Wege gehen wollen.
Ein Gastbeitrag von Dr. Nikolaus Thoma, Head of Development BU R&D bei Comarch
Der Branchen-Primus im Versandhandel ist bereits vorausgegangen: Amazon versendet keine Rechnungen mehr in Papierform. Dennoch zögern manche Firmen nachzuziehen. Papierrechnungen werden schon seit Jahrzehnten versendet. Deshalb ist das Gefühl verbreitet, dass bei Papier die Prozesse rechtssicher sowie ausreichend günstig und schnell sind. Doch ein Vergleich zeigt, dass die eRechnung die Prozesse ebenso sicher erfüllt und dabei der Papierrechnung unter dem Strich in vielen Kriterien überlegen ist.
Recht: Erfüllt die eRechnung alle gesetzlichen Vorgaben?
Beim Stichwort eRechnung denken viele Unternehmen an komplexe Prozesse und undurchsichtige rechtliche Regularien. Dabei hat der Gesetzgeber für Klarheit gesorgt: Die eRechnung ist zu hundert Prozent GoBD- und rechtskonform durch die Ablage vone-re erfolgreich verarbeiteten ZUGFeRD-eRechnungen im Anwendungssystem. Die Rahmenbedingungen für die eRechnung wurden zuletzt deutlich vereinfacht. So können gemäß BMF-Schreiben zur Umsatzsteuer vom 2.7.2012 Rechnungen mit formloser Zustimmung des Empfängers elektronisch zugestellt werden. Elektronische Signaturen sind demnach nicht notwendig. Seit der Neufassung von § 14, Absatz 1 und 3 UStG durch Artikel 5, Nr. 1 des Steuervereinfachungsgesetzes 2011 können u.a. auch Rechnungen, die per E-Mail (ggf. mit Bilddatei- oder Textdokumentanhang) übermittelt werden, zum Vorsteuerabzug berechtigen.
Format: Ist die eRechnung praktisch?
Zur Vereinheitlichung wurde in Deutschland von unabhängigen Experten das einheitliche Datenformat ZUGFeRD entwickelt. ZUG steht für Zentraler User Guide, FeRD für das Forum elektronische Rechnung Deutschland. Eine eRechnung im ZUGFeRD-Format besteht aus einer PDF-Datei im Format PDF/A (Format für Langzeitarchivierung) und einer eingebetteten XML-Datei mit Rechnungsdaten gemäß dem ZUGFeRD-Datenmodell. Die Rechnungsdaten werden dabei nach definierten Profilen (Basic, Comfort, Extended) ausgetauscht. Nach diesem Standard kann man ohne vorherige Absprachen mit Geschäftspartnern eRechnungen versenden. Die Empfänger dieser Dokumente können sowohl mit der XMLDatei im ZUGFeRD-Datenformat als auch mit dem Rechnungsbild arbeiten. Das macht die eRechnung bequem für Kunden und Partner des Absenders. Rechnungsbilder im PDF/A-Format lassen sich bei Bedarf auf Basis der Daten des ZUGFeRD-XMLs kundenindividuell generieren, was wiederum die individuellen Möglichkeiten erweitert. Außerdem werden E-Mails, die keine oder keine korrekte eRechnung enthalten, automatisch erkannt und in festgelegte Mailordner verschoben.
Akzeptanz: Hat die eRechnung Zukunft?
Die Rechnung ist das Geschäftsdokument, welches am häufigsten elektronisch ausgetauscht wird. Allein 2015 wurden bereits schätzungsweise 42 Milliarden Rechnungen von weltweit 500 Milliarden Rechnungen ohne Papiereinsatz ausgetauscht. Zudem ist das ZUGFeRD-Format zukunftsfähig, auch auf europäischer Ebene, da es auf internationalen Standards basiert und unter dem FeRD weiterentwickelt wird.
Return on Investment: Lohnt sich die eRechnung?
Wie Gartner und Billentis einhellig bekundeten, zahlten sich eRechnungsprojekte gewöhnlich bereits innerhalb von 6 bis 18 Monaten von allein aus. Für viele Modelle fallen keine Lizenzgebühren an. Es erfolgt eine transaktionsorientierte Abrechnung, d.h. für jede versandte Ausgangsrechnung und jede in die Schnittstelle übernommene Eingangsrechnung wird eine geringe Gebühr in Rechnung gestellt. Den geringen transaktionsorientierten Kosten gegenüber stehen die Kosteneinsparungen. Die Einsparungen umfassen bei Ausgangsrechnungen Portokosten, Papier-, Druck- und Kuvertierkosten sowie sonstige Arbeiten für den Versand. Bei 1.000 Rechnungen im Monat werden 8.400 Euro allein an Porto im Jahr gespart.
Bei Eingangsrechnungen ergeben sich deutlich verminderte interne Verarbeitungs- und Prozesskosten, eine effizientere Rechnungsprüfung sowie die umgehende Datenübernahme ins System. Unter dem Strich stehen beachtliche Kosten-, Arbeits- und die Zeiteinsparung beim Versand von Ausgangsrechnungen und der Bearbeitung und Prüfung von Eingangsrechnungen geringen Kosten für Gebühren je Beleg gegenüber.
Prozessoptimierung: Wird man schneller?
Der gesamte Prozess zur Verarbeitung von Eingangsrechnungen wird durch die eRechnung beschleunigt und vereinfacht, schließlich fallen manuelle Tätigkeiten wie Scannen oder Erfassen weg.
