Digitalisierung des Personalwesens: Der unterschätzte Effizienzturbo

Vertrieb, Produktion, IT: Die Digitalisierung der Unternehmen in Deutschland läuft in allen Branchen auf Hochtouren. Doch wichtige Bereiche wie Human Resources (HR) hinken oft noch hinterher. Das ist ein Fehler.

Quelle: Bain

Laut der Studie „Personal 4.0: Digital gestalten statt analog verwalten“ der Managementberatung Bain & Company kann der gezielte Einsatz von künstlicher Intelligenz, maschinellem Lernen und Advanced Analytics die Effizienz im Personalwesen um 20 bis 30 Prozent erhöhen, je nach Ausgangslage und Unternehmen.

HR spielt große Rolle bei der Digitalisierung

Erfahrungen aus der Praxis zeigten zudem, dass eine digitalisierte Personalabteilung die Zufriedenheit der Mitarbeiter und die Attraktivität als Arbeitgeber steigern könne.

Tatsächlich komme HR eine Schlüsselrolle bei der Digitalisierung von Unternehmen zu. „Die heftig umworbenen Digital Natives achten sehr genau darauf, wie sich ein Unternehmen im Bewerbungsprozess präsentiert“, erklärt Bain-Partner und Co-Autor der Studie Dr. Jörg Gnamm. „Digitale Personalprozesse sind deshalb die beste Visitenkarte.“ Auch gegenüber der eigenen Belegschaft: „Ein digitales Personalwesen erhöht die Akzeptanz für neue Technologien im Unternehmen und damit die Veränderungsbereitschaft“, so Gnamm. „Und die braucht es derzeit mehr als alles andere.“

Vorreiter nutzen zahlreiche digitale Tools

In einer internationalen Studie, für die Bain 500 HR-Manager in Deutschland, Großbritannien und den USA befragt hat, gaben drei Viertel an, dass ihre IT-Systeme bisher nicht optimal sind. Die Digitalisierung des Personalwesens stecke vielerorts noch in den Kinderschuhen. So werden in bis zu einem Drittel der Personalabteilungen nach wie vor Services überwiegend manuell, Excel- oder papierbasiert erbracht.

Dabei ist heute schon sehr viel möglich. Moderne Softwarelösungen helfen, Bewerberinterviews effizienter zu gestalten. Schichtpläne können binnen Sekunden aktualisiert, Trainingsmodule an individuelle Bedürfnisse angepasst werden.

Unternehmen sammeln erste Erfahrungen in Pilotprojekten. So habe ein Industriekonzern beispielsweise neue Methoden beim Aufbau seiner digitalen Fabrik und der Besetzung von mehr als 1.000 offenen Stellen dort erprobt.

„Das Feedback aus Unternehmen, die HR-Prozesse digitalisiert haben, ist durchweg positiv“, stellt Bain-Partner und Co-Autor Dr. Gunther Schwarz fest. „Pilotprojekte können die Initialzündung für eine weitreichende Digitalisierung des Personalwesens sein.“

Tatsächlich zeichne sich ab, dass in naher Zukunft deutlich mehr digitale Tools und Anwendungen genutzt werden. So planen 78 Prozent der Personalabteilungen, innerhalb der nächsten zwei Jahre maschinelles Lernen in mindestens einem HR-Prozess einzusetzen. Und 57 Prozent der Befragten wollen ihre IT-Budgets im selben Zeitraum um bis zu 10 Prozent erhöhen – ein weiteres Viertel beabsichtigt sogar, noch mehr zu investieren.

Mitarbeiter einzubinden, sichert den Erfolg

„Personalarbeit ist Sisyphusarbeit“, so Schwarz. „Nur mit einem systematischen Vorgehen lässt sich die Komplexität einer digitalen HR-Transformation gut bewältigen.“

Entscheidend für den Erfolg sei es, dass Unternehmen persönliche, organisatorische und technische Risiken frühzeitig adressieren und die Mitarbeiter umfassend schulen und betreuen.

„Neue Lösungen stoßen nicht bei jedem Mitarbeiter sofort auf Begeisterung“, sagt Gnamm. Wer das im Auge behalte, könne von der höheren Effizienz profitieren und seine Attraktivität als Arbeitgeber steigern. Er betont: „Durch die Digitalisierung beginnt für das Personalwesen eine neue Ära.“