Work Transformation: Deutsche Unternehmen planen neue Arbeitsplatzmodelle

Die Art und Weise, wie und vor allem wo wir arbeiten, befindet sich fundamental im Umbruch. Die Corona-Pandemie wirkt dabei wie ein Brandbeschleuniger auf die Veränderung der Arbeitswelt und beeinflusst die Aktivitäten und Prioritäten der Unternehmen maßgeblich. Die Tools und Lösungen sowie die Anforderungen der Mitarbeiter an eine neue, moderne und digitale Arbeitswelt sind vielfältig, denn neben technologischen werden auch organisatorische und unternehmenskulturelle Maßnahmen immer erfolgskritischer. 

Vor welchen Herausforderungen Unternehmen dabei stehen und welche Pläne sie haben, hat die neue Studie von IDC zutage gefördert. Laut der Untersuchung „Work Transformation in Deutschland 2021“

• haben 35 Prozent der Firmen bereits Richtlinien für flexibles Remote-Arbeiten etabliert, weitere 38 Prozent planen dies für die nächsten Monate,
• ist Technologie der Enabler der Work Transformation, aber Firmenkultur, Personalentwicklung und Raumkonzepte sind für die Befragten nahezu gleichbedeutend,
• benötigen Sicherheit und Compliance benötigen dringend mehr Aufmerksamkeit, denn lediglich 40 Prozent der Unternehmen halten Sicherheits- und Compliance-Regeln ein.

„Die Transformation der Arbeit und Remote Work hat sich durch die Pandemie fraglos beschleunigt“, sagt Sabrina Schmitt, Senior Consultant und Projektleiterin bei IDC. „29 Prozent der befragten Entscheider wollen auch in Zukunft remote arbeiten, das sind fast dreimal so viel wie noch vor dem Jahr 2020.“ 79 Prozent der Unternehmen planen ein neues bzw. verändertes Arbeitsplatzmodell, 36 Prozent davon eine Mischung aus der Präsenz am Unternehmensstandort und Remote-Arbeit – also ein hybrides Arbeitsplatzmodell, die Bürozentriertheit ist damit auch hierzulande passé. 11 Prozent wollen ihre Büroflächen sogar gänzlich aufgeben und verfolgen einen rein virtuellen Ansatz.

„Der Shift zu mehr Remote Work bringt neue Herausforderungen und Erfordernisse mit sich. In den meisten Organisationen werden neue Strategien, Technologien, Tools und Lösungen sowie ein verändertes Mindset unter der Belegschaft und neue Raumkonzepte erforderlich werden,“ sagt Schmitt. „Unternehmen sollten daher besser früh als spät damit anfangen entsprechende Lösungen zu etablieren und Maßnahmen zu ergreifen, um ihren Mitarbeitern ein produktives, digitales Arbeiten – auch ‚from Everywhere‘ – zu ermöglichen.“

Die größten Hürden: Firmenkultur und Sicherheit

Die Tatsache, dass eine höhere Mitarbeiterproduktivität und -zufriedenheit die Liste der Ziele bei den Befragten anführt, zeige, wie wichtig der Faktor „Mensch“ in einer sich wandelnden Arbeitswelt ist. Trotzdem stellt die Änderung der Firmenkultur für 26 Prozent der Befragten ein echtes Problem dar, viele tun sich schwer damit, alte Verhaltens- und Denkmuster in Bezug auf die Art und Weise wie gearbeitet wird aufzubrechen.

Für ein weiteres Viertel ist die Balance zwischen flexiblem und sicherem Arbeiten herausfordernd und bringt gleichzeitig zusätzliche Hürden wie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, des Datenschutzes als auch der Compliance mit sich. Durch die quasi über Nacht entstandenen Remote-Arbeitsplätze seien vielerorts neue Einfallstore für Cyberkriminelle entstanden. Umso alarmierender sei es, dass nicht einmal die Hälfte aller Studienteilnehmer die Sicherheits- und Compliance-Richtlinien einhält. Hier bestehe dringender Handlungsbedarf für die Unternehmen, Lösungen wie ein Passwortmanager, Multifaktor-Authentifizierung sowie Gateway-Zugriffe, IAM und Endpoint-Security-Lösungen gehören schleunigst auf die Agenda der Unternehmen – und zwar nach ganz oben.

Der Schlüssel: Collaboration- und Communication-Tools

Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation sind laut IDC für die moderne, digitale Arbeitswelt unabdingbar. Sie tragen entscheidend zum Erhalt der Business Continuity bei, das wurde im letzten Jahr mehr als deutlich. Eine hohe Netzqualität und -verfügbarkeit, bereits digitalisierte – papierbasierte – Prozesse, eine hohe Benutzerfreundlichkeit der Geräte und Tools sowie entsprechende Sicherheitsstandards sind für die befragten Unternehmen entscheidende Erfolgsfaktoren für eine effektive und effiziente Zusammenarbeit.

Die Studie zeige, dass die befragten Unternehmen Investitionen in Tools und Lösungen zur Collaboration und Communication planen. Neue Desktop-PCs, Laptops und Software-Lösungen wie Compliance-, eSignatur-, Workflow- und CRM-Lösungen stehen dabei besonders im Fokus. Die Vielfalt an Lösungen sei enorm und für viele Unternehmen Fluch und Segen zugleich, denn sie müssen jetzt ganz genau evaluieren, welche bestehenden Lösungen sich erweitern bzw. durch zusätzliche Funktionen ergänzen lassen oder wo ganz neue Lösungen für eine effiziente Zusammenarbeit und Kommunikation, auch remote, erforderlich sind. Cloud-Services sind in diesem Zusammenhang aus IDC-Sicht ganz wesentlich und sollten immer in Betracht gezogen werden. Hier sei gerade hierzulande noch reichlich Luft nach oben.

Automatisierung und Digitalisierung von Prozessen sind Treiber

Reine Papierprozesse oder Prozesse, die überwiegend mit Papier abgewickelt werden, werde es künftig immer seltener geben. Die Studienergebnisse zeigen, dass viele der Tätigkeiten im Büro, aber vor allem auch im Homeoffice digital erfolgen werden. Aus der Sicht von IDC bieten gerade Papierprozesse hohes Optimierungspotenzial, denn viele Papierdokumente werden nach dem Druck in weiteren Workflows bearbeitet. Digitale Prozesse können das deutlich besser abbilden und den Workflow an sich beschleunigen, was wiederum zu einer höheren Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter führe.

Um allerdings überhaupt digitalisieren zu können, ist es häufig zunächst erforderlich, Prozesse zu automatisieren. Smarte MFPs sind hierbei von den befragten Unternehmen am häufigsten geplant. Aber auch Automatisierungstechnologien wie künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, Devices und Lösungen für AR und VR sowie der 5G-Ausbau sollen künftig zur Automatisierung beitragen und eine ortsunabhängige Zusammenarbeit begünstigen .

Technologie ist Enabler, aber nicht die alleinige Antwort

Auch wenn für ein Drittel der Entscheider die Tools und Lösungen der Grundstein für ein attraktives Arbeitsumfeld sind, werden Faktoren wie etwa die Mitarbeiterfürsorge immer wichtiger. Hygienekonzepte spielen, getrieben durch die Corona-Pandemie, bei den befragten Unternehmen derzeit und auch künftig eine übergeordnete Rolle.

„Was die Studie deutlich zeigt: den Organisationen geht es jetzt verstärkt um das Etablieren von Richtlinien für das flexible Arbeiten“, berichtet Elena Georg, Consultant und Co-Autorin der Studie. „Diese Richtlinien sind für hybride oder rein virtuelle Arbeitsmodelle von entscheidender Wichtigkeit, um eine einheitliche klare Linie und Struktur für die gesamte Belegschaft zu etablieren und auf diese Weise eine Vertrauenskultur aufzubauen“, so Georg. 38 Prozent der befragten Entscheider planen in den nächsten Monaten Richtlinien für Remote Work, für rund ein Viertel tragen solche Richtlinien sogar maßgeblich zu einem besseren Arbeitsumfeld und einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit bei.

Fazit: Der Wandel geht weiter

Die Work Transformation in Deutschland sei in vollem Gange und betrifft neben der Technologie auch organisatorische und kulturelle Aspekte. Sie sei ein Prozess, ein Weg, auf dem Unternehmen nun die nächsten Schritte gehen müssen. Der Einsatz von Tools und Lösungen zur Zusammenarbeit und Kommunikation sowie die Nutzung von Cloud Services, aber auch die Digitalisierung und Automatisierung von (papierbasierten) Prozessen und Workflows sei dabei ebenso essenziell, wie der Einsatz neuerer Technologien wie KI und ML oder AR und VR. Bei alledem dürfe das Thema Sicherheit und Compliance keinesfalls vernachlässigt werden.

IDC ist überzeugt, dass sich die Arbeitswelt weiter wandeln wird und die aktuellen Entwicklungen lediglich ein Streckenabschnitt sind. Gemessen an der aktuellen Befragung befinden sich die Unternehmen auf einem guten Weg, den Wandel erfolgreich zu vollziehen und Remote Work verstärkt zu fördern. Es müsse das gemeinsame Ziel von Anbietern und Anwendern sein, denn wer die Voraussetzungen für eine moderne digitale Arbeitswelt schaffe, in der auch ein „Working from Everywhere“ möglich ist und zudem die Mitarbeiterfürsorge großschreibt, werde nicht nur sein Business langfristig sichern, sondern auch auf dem Arbeitsmarkt attraktiv bleiben.