Bitkom-Studie: Der Mittelstand erkennt den Nutzen von ECM

In diesem Jahr werden voraussichtlich 1,8 Milliarden Euro mit Hard- und Software sowie Services rund um ECM in Deutschland umgesetzt. Das entspricht einer Steigerung um rund 6 Prozent im Vergleich zu 2014, so eine Studie des Bitkom. Sie schlüsselt auch die Kosten pro ECM-Arbeitsplatz auf. 

Der Markt für ECM-Lösungen wächst weiterhin stark. Das teilte der Digitalverband Bitkom auf der CeBIT mit. Die gute Geschäftsentwicklung spiegele sich auch in der Personalplanung wider: Drei Viertel der ECM-Anbieter planen, in diesem Jahr neue Stellen zu schaffen. „Die Informationsmenge, die in den Unternehmen ankommt, wächst stetig. ECM-Lösungen machen die Informationsflut beherrschbar“, sagt Bernhard Zöller, stellvertretender Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom.

Die wichtigsten Branchen-Trends sind in diesem Jahr ECM-Lösungen für mobile Endgeräte sowie die Digitale Akte. 4 von 10 ECM-Unternehmen sehen in Apps oder Webangeboten für Smartphones und Tablet Computer die wichtigste Entwicklung in der Branche.

Nur etwas weniger (37 Prozent) halten Digitale Akten, wie etwa die elektronische Personalakte, für den Top-Trend. Mit etwas Abstand folgen Tools zur Zusammenarbeit in Teams sowie die elektronische Verarbeitung von eingehenden Rechnungen (je 26 Prozent).

Der Mittelstand erkennt den Nutzen

Vor allem im Mittelstand komme ECM immer stärker zum Einsatz. Mehr als jeder dritte Mittelständler quer durch alle Branchen nutzt bereits ECM-Lösungen, wie eine Studie im Auftrag des BITKOM ergeben hat, für die insgesamt 805 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeiter befragt wurden.

Von den Unternehmen mit 100 oder mehr Beschäftigten setze bereits rund jedes zweite auf ECM. Die Mehrheit der Unternehmen nutze ECM-Lösungen für das Dokumentenmanagement (60 Prozent) und für die Archivierung (54 Prozent), mehr als jedes dritte Unternehmen (39 Prozent) greife bei der Rechnungsbearbeitung darauf zurück, jedes vierte (26 Prozent) beim E-Mail-Management.

Seltener werde ECM noch für das Wissensmanagement (14 Prozent) oder rund um die Zusammenarbeit von Teams (13 Prozent) genutzt. „ECM ist mehr als die Verwaltung von Dokumenten. Unternehmen, die das erkennen und ihre Prozesse entsprechend gestalten haben einen klaren Vorteil gegenüber ihren Wettbewerbern“, sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom.

4 von 10 Unternehmen (42 Prozent), die ECM-Lösungen einsetzen, nutzen diese unternehmensweit, der Rest nur in einzelnen Abteilungen. Am häufigsten werde ECM in der Buchhaltung und im Controlling verwendet (46 Prozent), jeder dritte Mittelständler (je 33 Prozent) setze im Einkauf oder Vertrieb darauf.

Hauptvorteile beim Einsatz von ECM-Lösungen sind nach Ansicht der Unternehmen ein schnellerer Zugriff auf Informationen (90 Prozent), die Datensicherheit (75 Prozent) sowie geringere Kosten bei der Handhabung von Dokumenten (60 Prozent). Jedes zweite Unternehmen (52 Prozent) gibt zudem an, dass dadurch die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien erleichtert wird.

15 Prozent aller Mittelständler geben an, dass sie in naher Zukunft in ECM-Lösungen investieren wollen, unter den Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern liege der Anteil sogar bei 20 Prozent. Der Studie zufolge ergeben sich daraus Umsätze mit ECM-Lösungen im Mittelstand von rund einer Milliarde Euro pro Jahr.

Das kosten ECM-Lösungen im Mittelstand

Den Teilnehmern der Studie zufolge sind im Mittelstand durchschnittlich 640 Euro je ECM-Arbeitsplatz für die Software-Lizenzen zu veranschlagen. Dabei bewegen sich die Lizenzkosten in 80 Prozent aller untersuchten Fälle zwischen 309 Euro und 1.000 Euro je ECM-Nutzer.

Die Kosten für Dienstleistungen zur Implementierung der ECM-Lösung betragen je ECM-Arbeitsplatz 455 Euro, wobei hier die Bandbreite von 127 Euro bis 617 Euro reiche. Die durchschnittlichen jährlichen Wartungsgebühren je ECM-Arbeitsplatz liegen bei 134 Euro – mit einer Bandbreite von 67 Euro bis 170 Euro.

Hinzu kommen jährlich durchschnittlich weitere 78 Euro je ECM-Arbeitsplatz für Anpassungen der ECM-Lösung im laufenden Betrieb oder Supportleistungen, die nicht mit dem Wartungsvertrag der Software abgedeckt sind. Insgesamt seien im Mittelstand daher für einen ECM-Arbeitsplatz ohne Hardware-Ausstattung durchschnittliche Anschaffungskosten von ca. 1.095 Euro und jährliche Kosten für Betriebsdienstleistungen in Höhe von ca. 212 Euro zu veranschlagen.

Zusätzlich zu diesen „externen“ Kosten komme noch der interne Personalaufwand z. B. für Wartung und Support. Auch hier schwanken die Angaben der Studienteilnehmer von Fall zu Fall erheblich. Allerdings werde deutlich, dass auch in mittelständischen Betrieben durchaus Betreuungsaufwand in der Größenordnung einer Vollzeitstelle anfallen könne.

Die Studie steht hier zum Download bereit.