Digitalisierung steigert Effizienz: Einkaufsabteilungen müssen sich neu erfinden

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Immer mehr Einkaufsabteilungen arbeiten daran, ihre große Kostenposition im Unternehmen durch leistungsfähigeres und innovativeres Agieren zu optimieren. Nach dem Motto „Mean-Keen-Lean“ wollen sie gleichzeitig kostengünstiger werden, die interne Rolle als Innovationstreiber stärken und dabei noch die Effizienz steigern – dieses neue Spannungsfeld ist eine enorme Herausforderung. Aber vor allem digitale Lösungen und Methoden bieten dem Einkauf bislang ungenutzte Möglichkeiten, um die Wettbewerbsposition des Unternehmens zu verbessern.

Die Studie „Procurement 2020: Mean, Keen oder Lean?“ der Boston Consulting Group (BCG) und des Bundesverbandes Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) zeigt die Instrumente auf, mit denen Einkäufer am meisten bewegen können.

Einkauf treibt Innovationen voran

„Das wichtigste Alleinstellungsmerkmal des Einkaufs ist seine Lieferanten-Kompetenz – besonders in der produzierenden Industrie. Ohne ein intaktes Zuliefernetz stehen hier die Maschinen still“, betonte BME-Hauptgeschäftsführer Dr. Christoph Feldmann am Montag in Frankfurt. Diese Verzahnung komme insbesondere in der Forschung und Entwicklung immer stärker zum Tragen, denn bei großen Innovationen wie dem autonomen Fahren arbeiten Produzenten und Zulieferer zunehmend enger zusammen. „Als wichtige Schnittstelle zwischen beiden wird der Einkauf zum Fortschritts-Katalysator. Während er früher maximal durch Einsparungen glänzen konnte, kann der Einkauf jetzt Wachstum und Zukunftsfähigkeit des Unternehmens mitgestalten“, so Feldmann weiter.

Einkauf hat noch Luft nach oben

Die Einkaufsabteilungen deutscher Unternehmen haben viel zu gewinnen: Auf der BCG-Skala für Einkaufsexzellenz liegen sie im Schnitt bei drei von fünf Punkten. Tatsächlich haben viele Einkaufsverantwortliche das Potenzial erkannt und wollen es jetzt heben. Über 40 Prozent haben bisher jedoch keine dezidierte Einkaufsstrategie, die mit der Unternehmensstrategie klar abgestimmt ist.

„Allein die bessere strategische Abstimmung mit den relevanten Abteilungen bei Produkt- und Produktionsentscheidungen, neuen Technologien, aber auch der ethischen Standards können große positive Effekte für die Gesamtbilanz von Unternehmen realisieren“, sagte Daniel Weise, Partner bei BCG und Leiter des Einkaufssektors in Europa, am Montag in München.

Kopfloses Kaufen verhindern

Auch bei den Grundlagen des Einkaufs können Einkaufsabteilungen aufholen. Die Studie zeigt: In deutschen Unternehmen wird weiterhin zu viel an der Einkaufsabteilung vorbei gekauft. Lediglich ein Viertel der Unternehmen erreicht eine unkritische „Maverick-Buying-Quote“ von unter fünf Prozent der gesamten Beschaffungsausgaben.

„Jenseits dieser Grenze wird es immer schwieriger, Ausgaben strategisch zu steuern und einen signifikanten Wertbeitrag zu leisten. Der Einkauf muss sich eine Rolle als zentrale Schaltstelle im Unternehmen erarbeiten und sie durch die konsequente Anwendung aller Beschaffungshebel auch behaupten“, sagte Weise.

Digitalisierung als Mittel zum Erfolg

Die Digitalisierung von Strukturen und Prozessen steht für die deutschen Einkaufsabteilungen ganz oben auf der Agenda. Rund 70 Prozent erhoffen sich von Digitalisierung und stärkerer Automatisierung Chancen auf Effizienzsteigerungen entlang des gesamten Einkaufsprozesses, wie die BCG-Analyse belegt.

Über 60 Prozent sehen großes Potenzial für digitale Lösungen in der Zusammenarbeit mit Lieferanten. Die Digitalisierung des Einkaufs erfordert allerdings auch entsprechende IT-Kompetenzen: In der Weiterbildung der Mitarbeiter sieht jedes zweite Unternehmen großen Handlungsbedarf.